Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности

1.4. Документирование кадровой службы

Деятельность кадровой службы определена в Положении о структурном подразделении.

В большинстве компаний на определенном этапе развития появляется необходимость в специалисте по кадровому менеджменту. Он определяет, какие мероприятия в области подбора, обучения, оценки персонала необходимо проводить для достижения целей предприятия. Это наиболее распространенная причина создания службы персонала.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsde

На начальной стадии развития компании генеральный директор чаше всего испытывает потребность в услугах кадровика, основная задача которого — это ведение кадрового документооборота компании в соответствии с законодательством.

Иногда отдел кадров и служба персонала являются двумя самостоятельными подразделениями организации. Но в большинстве ведущих компаний отдел кадров входит в структуру службы персонала, а его начальник подчиняется директору по персоналу.

Главным результатом деятельности на этом этапе является решение операционных задач и исполнение следующих функций в области управления персоналом:

  •  стратегия  управления  персоналом;
  •  кадровый документооборот;
  •  регулирование трудовых отношений;
  •  подбор персонала;
  •  планирование численности персонала;
  •  обучение сотрудников;
  •  перемещение и увольнение персонала;
  •  охрана труда.

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов:

  •  общие положения;
  •  задачи;
  •  структура;
  •  функции;
  •  взаимоотношения с другими подразделениями;
  •  права;
  •  обязанности;
  •  ответственность.

Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

  1.  самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю; 
    1.  выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
    2.  выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

Функции кадровой службы заключаются в следующем:

  •  оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
  •  учет личного состава;
  •  хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
  •  ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

  1.  сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
  2.  копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
  3.  копии приказов об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка;
  4.  сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности и т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertisede

Кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, приказы о приеме, переводе и увольнении, сведения об отпусках работников и т.п.

Кадровая служба наделена следующими полномочиями:

  •  принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения;
  •  взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
  •  требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность руководителя отдела кадров за выполнение функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Основные задачи кадровой службы на предприятии можно разделить по направлениям:

  1.  Учетно-контрольное:
  •  прием работников;
  •  учет работников;
  •  увольнение работников.
  1.  Планово-регулятивное:
  •  подбор работников;
  •  расстановка работников;
  •  перемещение работников;
  •  становление в должности и адаптация работников.
  1.  Отчетно-аналитическое:
  •  изучение работников;
  •  оценка работы работников;
  •  аналитическая работа;
  •  подготовка отчетов.
  1.  Координационно-информационное:
  •  профессиональная подготовка работников;
  •  организация приема работников;
  •  работа с письменными обращениями работников;
  •  архивная и справочная работа.
  1.  Организационно-методическое:
  •  документирование деятельности работников;
  •  кадровая работа в подразделениях предприятия;
  •  планирование кадровой работы;
  •  руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы предприятия, при этом учитываются:

  •  размеры предприятия;
  •  направление бизнеса;
  •  стратегические цели предприятия;
  •  стадия развития предприятия.

Обязанности и структура отдела кадров может быть разной в зависимости от вида деятельности организации.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

  •  эффективность подбора и расстановки кадров;
  •  справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение за индивидуальные и коллективные достижения;
  •  продвижение работников в соответствии с квалификацией, способностями, личными интересами;

Работа службы по персоналу имеет два направления: тактическое и стратегическое. 

В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая деятельность:

  •  планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;
  •  тестирование;
  •  планирование кадровых перемещений и увольнений.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на создание  кадровой политики предприятия — системы теоретических

взглядов, требований, идей, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее форм и методов.

Таким образом, задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности.

Оформление кадровой документации занимает большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и часто доставляет серьезные проблемы при проверках. Анализ состояния работы с кадровыми документами на предприятии показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

  •  отсутствие, предусмотренных действующим законодательством, видов документов;
  •  неверное оформление документов;
  •  неправильное документирование управленческих ситуаций;
  •  организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов необходимо иметь четкое представление о составе кадровой документации, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Обязательные документы кадровой службы:

  •  локальные нормативные акты — документы, разрабатываемые для установления трудовых отношений в организации и условий труда;
  •  документация по личному составу — документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressde

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности, условий приема на работу, результатов труда и т. п. Специалистам кадровых служб следует определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться на данном предприятии, в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы предприятия.

Следующим этапом построения системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. От принадлежности к той или иной унифицированной системе зависят форма и особенности подготовки текста.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

  •  определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
  •  заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТКРФ);
  •  работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
  •  при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
  •  очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).

В ТК РФ предусмотрено закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

  •  об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);
  •  об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);
  •  о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, например:

  •  положение о персонале,
  •  положение о комиссии по трудовым спорам,
  •  положения о структурных подразделениях,
  •  должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

  •  локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);
  •  штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
  •  другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

1.2.Положение о структурном подразделении 

При формировании структуры предприятия необходимо закрепить функции каждого структурного подразделения  в соответствующем документе.

Положение о структурном подразделении как раз и является документом, определяющий права и обязанности структурного подразделения.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Разработка такого документа является обязанностью отдела организации и оплаты труда. Однако данное структурное подразделение создается не на всех предприятиях. Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены на отдел кадров, юридический отдел и пр.

Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных является модель, которая содержит следующие разделы:

  1.  Общие положения;
  2.  Структура и штатная численность подразделения;
  3.  Задачи подразделения;
  4.  Функции подразделения;
  5.  Права подразделения;
  6.  Взаимоотношения подразделения с другими подразделениями предприятия;
  7.  Ответственность подразделения.

Наименование предприятия, организации, учреждения. Наименование предприятия должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах.

Гриф об утверждении. Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения может утверждать руководитель основного подразделения.

Предлагаем ознакомиться:  Добровольный отказ от преступления в уголовном праве

1.3. Должностная инструкция

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

  •  организовать равномерную загрузку работников.

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:

  •  организационная и функциональная структура;
  •  классификатор функций управления;
  •  классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
  •  рационально распределить функциональные обязанности;

Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

  1.  Общие положения
  2.  Основные задачи и функции
  3.  Обязанности
  4.  Права
  5.  Ответственность
  6.  Взаимосвязи

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:

  •  наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней;
  •  порядок назначения и освобождения от должности;
  •  порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
  •  требования к профессиональной подготовке;
  •  перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности.

Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы.

В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.

В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав.

В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

1.5. Локальные нормативные акты

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyde

Локальные нормативные акты — документы, содержащие нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции. Важнейшим Л. н. а. является коллективный договор. К числу наиболее важных Л. н. а. относятся инструкции по охране труда, в которых содержится информация об условиях и охране труда на рабочем месте.

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ч. 1 ст. 40 ТК РФ). Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях (ч. 4 ст. 40 ТК РФ).

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. Примерные вопросы: 

  •  формы, системы и размеры оплаты труда; 
  •  выплата пособий, компенсаций; 
  •  рабочее время и время отдыха; 
  •  оздоровление и отдых работников и членов их семей; 
  •  частичная или полная оплата питания работников; 
  •  другие вопросы, определенные сторонами. 

В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущество для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями. Например, согласно ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск работников составляет 28 календарных дней.

Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.

Действие коллективного договора сохраняется в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации.

2.2. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора

Первоначально термин «документация по личному составу» означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам.

Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации.

К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

К документации по личному составу относятся в частности: 

  •  трудовые контракты, заключаемые между администрацией предприятия и работником; 
  •  приказы по личному составу; 
  •  трудовые книжки; 
  •  личные карточки формы № Т-2; 
  •  личные дела;  
  •  лицевые счета по заработной плате. 

Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по вопросам внутренней работы организации.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Основой кадрового делопроизводства являются приказы по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

Приказами по личному составу документально оформляются:

  •  прием, перевод на другую работу, увольнение;
  •  изменение условий труда, присвоение разрядов, классности; 
  •  предоставление отпусков;
  •  командирование сотрудников;
  •  наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт, запрос на перевод работника из другой организации и др.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса  заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов, заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). 

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества, в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие — заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.

Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Личная карточка работника – основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной.

Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevde

Личные карточки заполняются на работников на основании приказа о приеме на работу.

Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка состоит из 11 разделов.

  1.  Общие сведения;
  2.  Сведения о воинском учете;
  3.  Прием на работу и переводы на другую работу;
  4.  Аттестация;
  5.  Повышение квалификации;
  6.  Профессиональная переподготовка;
  7.  Награды (поощрения), почетные звания;
  8.  Отпуск;
  9.  Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
  10.  Дополнительные сведения;
  11.  Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Правила оформления карточек требуют, чтобы заполнялись все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой.

Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.

Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри – также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия – год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

1.6.3. Личное дело

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности.

В первую очередь ведение личных дел работников не обязательно в отношении всех категорий работников.

Личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  •  руководители;
  •  главные специалисты;
  •  работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
  •  работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  •  работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ, учитывающий все нюансы ведения личных дел.

Предлагаем ознакомиться:  Прием на государственную гражданскую службу

Независимо от выбранной формы при регламентации работы с личными делами необходимо уточнить:

  •  категории работников, на которых ведутся личные дела;
  •  способ формирования личных дел;
  •  состав документов личных дел;
  •  перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;
  •  порядок ведения личных дел;
  •  порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах;
  •  порядок хранения личного дела после увольнения работника;
  •  другую информацию.

Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников. При этом следует помнить, что запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Книга (журнал) учета личных дел может содержать следующие сведения:

  •  порядковый номер дела;
  •  фамилия, имя, отчество сотрудника;
  •  дата первоначального формирования дела;
  •  дата передачи дела в архив;
  •  другие сведения по усмотрению работодателя.

Формирование и ведение личных дел осуществляется в соответствии с правилами ведения делопроизводства, действующими у конкретного работодателя.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, касающиеся трудовой деятельности работника.

Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле, законодательством РФ не определен.

В личные дела включаются следующие документы:

  •  внутренняя опись документов дела;
  •  личный листок по учету кадров или анкета;
  •  копия документа, удостоверяющего личность;
  •  автобиография;
  •  копии документов об образовании;
  •  копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  •  копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);
  •  копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  •  результаты предварительного медицинского осмотра;
  •  копия приказа (распоряжения) о приеме на работу и т.д.

Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника. На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения.

2.3.Регламентация документирования перевода сотрудников на другую работу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

  •  трудовые контракты, заключенные предприятием с работником;
  •  приказы по личному составу;
  •  трудовые книжки;
  •  личные карточки формы — Т-2;
  •  личные дела;
  •  лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Перевод — это изменение существенных условий трудового договора, включающее поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности, по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (ст.30 ТК).

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightde

В ст. 31 ТК сформулировано отличие перемещения от перевода. В ней указывается, что перемещение работника с сохранением прежней работы на другое рабочее место не считается переводом на другую работу, а следовательно, и не требуется согласия работника на такое перемещение. В этой же статье сказано, что перемещение должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами.

Вместе с тем законодательством (ст. 32 ТК) установлено, что в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами допускается изменение существенных условий труда при продолжении работы по той же специальности, квалификации или должности. В случае изменений таких существенных условий труда, как система и размер оплаты труда, гарантии, режим работы, совмещение профессий и др.

Переводы классифицируются по видам на постоянные и временные. При переводе на постоянную работу условия договора (трудовая функция, место работы, оплата и др.) окончательно изменяются.

Инициировать перевод может как работник, так и наниматель.

Форма, в которой может быть выражено пожелание работника или предложение нанимателя о переводе, законодательством не установлена. В частности, работник может подать письменное заявление, а наниматель направить работнику письменное предложение о переводе на другую работу.

В предложении о переводе на другую работу нанимателю следует:

  •  указать срок, в течение которого работник может рассмотреть предложение нанимателя и дать согласие на перевод либо отказаться от него;
  •  отметить, что при отсутствии письменного согласия перевод произведен не будет, а работник обязан продолжить работу в прежней должности (профессии).

Работника необходимо под роспись ознакомить с порученной работой, условиями и оплатой труда, с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и соглашениями, действующими у данного нанимателя, разъяснить права и обязанности, провести вводный инструктаж по охране труда.

При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключают трудовой договор с соблюдением требований к форме трудового договора, предусмотренных законодательством. При этом может быть заключен как трудовой договор на неопределенный срок, так и контракт.

Перевод работника оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (п. 15 части первой ст. 55 ТК). Основанием для издания приказа о переводе будут являться вышеуказанные документы.

Нельзя вносить записи в трудовую книжку о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений или по произвольным данным наименованиям профессий, должностей, специальностей, работ (п. 25 Инструкции № 30).

С записью в трудовой книжке (вкладыше к ней) о переводе на другую постоянную работу наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также необходимо сделать запись, соответствующую записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).

2.2. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора. К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям, соответствующей квалификации; месте работы; сроке действия и виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника.

При заключении трудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, — шести месяцев”.

Одновременно с подготовкой трудового договора готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами.

При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами.

Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются в книге регистрации или регистрационных карточках.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка, необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.).

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала оформляется личное дело.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи, с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Предлагаем ознакомиться:  Договор дарения квартиры ребенку

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов:

  •  заявления;
  •  при необходимости – анкеты;
  •  трудового договора;
  •  приказа о приеме на работу;
  •  личной карточки;
  •  личного дела.

2.5.Регламентация документирования увольнения работника

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Согласно пункту 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

  •  фамилия, имя, отчество;
  •  дата рождения (число, месяц, год);

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

  •  образование;
  •  профессия;
  •  специальность.

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии можно сделать без соответствующих документов.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.

В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку.

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

  1.  о периоде военной службы;
  2.  о периоде обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью

(число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

Дата рождения записывается арабскими цифрами, всего должно быть восемь цифр. Например: дата рождения 2 января 1974 года – «02.01.1974».

Запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов:

  •  аттестата;
  •  удостоверения;
  •  диплома и тому подобное.

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов.

При отсутствии у новых работников профессий сотрудник отдела кадров должен оставить поле незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. Например, если у работника только аттестат о среднем образовании.

Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, так, как этого требует строка («___»__________ 20___ г.).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Титульный лист трудовой книжки должен быть заверен печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Трудовая книжка без печати на титульном листе не действительна. Если работодатель выдает трудовую книжку работнику в случае отсутствия ее в связи с утратой, повреждением или по иной причине вновь оформленная трудовая книжка также должна быть заверена печатью.

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком производятся следующие записи:

  1.  в графе 1 — ставится порядковый номер вносимой записи;
  2.  в графе 2 — указывается дата приема на работу;
  3.  в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
  4.  в графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись.

Дата ставиться арабскими цифрами: число и месяц – два знака, год – четыре знака. Не допускается сокращение слов.

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить сотрудника под расписку в его личной карточке, где эта запись дублируется.

Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.

По желанию работника в трудовую книжку вносится запись сведений о работе по совместительству.Такие записи необходимы чаще всего для:

  •  подтверждения периода работы в особых условиях труда;
  •  стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности.

Порядок внесения в трудовые книжки работников записей о переводах на другую постоянную работу определен «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» и Инструкцией №69 по заполнению трудовых книжек №69. 

В зависимости от срока выделяют постоянные или временные переводы. Перевод на другую постоянную работу в той же организации оформляется приказом работодателя, основанием к которому являются изменения к трудовому договору, подписанные сторонами. На основании приказа в трудовой книжке работника делается соответствующая запись.

В соответствии с указанными актами все записи в трудовую книжку должны вноситься на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока.

Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.

Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если при этом не изменяется трудовая функция работника или существенные условия заключенного с ним трудового договора, не считается переводом и не требует внесения изменений в трудовую книжку.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:

  1.  о награждении государственными наградами;
  2.  о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
  3.  о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации.

  1.  В графе 1 ставится порядковый номер записи;
  2.  В графе 2 указывается дата награждения;
  3.  В графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
  4.  В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

При увольнении работника необходимо:

  1.  оформить приказ о прекращении действия трудового договора;
  2.  на основании приказа сделать запись в личной карточке, в лицевом счете и трудовой книжке;
  3.  произвести расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Эта форма применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

Работник, не получивший трудовую книжку в день увольнения может после увольнения обратиться к работодателю в письменной форме о выдаче трудовой книжки и работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.

Отсутствие подписи, печати после записи об увольнении лишает юридической силы все записи о работе гражданина в данной организации. Такая книжка не будет считаться документированным подтверждением трудового стажа работника и незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний.

В пунктах 5.1, 5.2 Инструкции №69, указан порядок внесения записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора. Запись об увольнении производится в следующем порядке:

  •  в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  •  в графе 2 указывается дата увольнения;
  •  в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  •  в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Записи об увольнении, должны соответствовать общим требованиям к правилам ведения трудовых книжек.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutde

По общему правилу при прекращении трудового договора по предусмотренным в статье 77 ТК РФ основаниям, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector