Как подписать договор на расстоянии, сделки онлайн

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

«Секретарь-референт» №9 2018 / Юридический практикум

В нашей стране партнеров по хозяйственной деятельности может разделять огромное расстояние. И конечно же, директорам компаний неудобно ехать в другой город и подписывать договоры лично. Электронная почта, социальные сети, мессенджеры облегчают коммуникацию партнеров и договорную работу. Обсудим, как и при каких обстоятельствах можно использовать современные средства коммуникации для заключения, изменения или расторжения гражданско-правовых договоров.

  8 800 500-05-08   Онлайн консультант

Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

В некоторых случаях, которые определяет правительство, сторонам необходимо заключать сделку только в бумажной форме (п. 1 ст. № 63-ФЗ). Нельзя составлять в электронном виде договоры, если для них установлено требование об обязательном нотариальном удостоверении, например:

  • договор ренты,
  • договоры купли-продажи недвижимости, дарения, залога долей в уставном капитале.

Есть отдельные категории документов, которые можно оформлять только на бумажном носителе в простой письменной форме — например, договор поручительства (ст. 362 ГК РФ).

Как подписать договор на расстоянии, сделки онлайн

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Согласование условий трудового соглашения, заключаемого с дистанционным работником, осуществляется в процессе электронной переписки. Но окончательный вариант этого документа должна иметь в бумажном варианте каждая из сторон. Поэтому ст. 312.2 ТК РФ обязывает работодателя не позже 3 календарных дней с момента заключения договора путем обмена электронными документами направить работнику согласованный текст договора (или дополнительного соглашения к нему) обычной почтой заказным письмом с уведомлением.

Документы, необходимые для трудоустройства (паспорт, трудовую книжку, свидетельство СНИЛС, документы о воинском учете и об образовании, справки), можно подать работодателю в электронном виде. Если он сочтет такое представление недостаточным, то ему почтой заказным письмом направляются нотариально заверенные копии этих бумаг.

В отношении 2 видов документов, нужных для трудоустройства, для дистанционных работников установлен особый порядок оформления:

  • свидетельство СНИЛС лицо, его не имеющее, должно оформлять самостоятельно;
  • запись в трудовой книжке (либо сама трудовая книжка при первом оформлении трудового договора работником) по соглашению между работником и работодателем может не оформляться, но если такого соглашения нет, то книжку надо передать работодателю лично или через почту заказным письмом.

Если запись о дистанционной работе не вносится в трудовую книжку, то основанием для подтверждения трудового стажа за период такой работы будет являться трудовой договор. И в этом случае факт наличия его оригинала на руках у работника приобретает особое значение.

О том, для чего нужно подтверждение трудового стажа, читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».

Трудовой договор с дистанционным работником заключается в обязательном порядке (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления дистанционного труда и возможности, предоставляемые действующим законодательством, обусловливают существование ряда отличий такого договора от договора с обычным работником. В договоре с работающим дистанционно:

  • обязательно указание на дистанционный характер работы, при этом в качестве места заключения договора указывают местонахождение работодателя;
  • присутствует условие о неоформлении трудовой книжки, если такое соглашение достигнуто;
  • устанавливается определенный режим работы, если это важно для работодателя, и порядок предоставления отпусков;
  • оговаривается необходимость оформления усиленной квалифицированной электронной подписи, если такая подпись нужна работнику для работы;
  • содержится перечень технических средств и программного обеспечения, которые работник должен применять в работе, если в такой оговорке есть необходимость, а также приводится список передаваемых работнику средств труда, если такая передача осуществляется работодателем;
  • отражается объем компенсации за использование имущества, принадлежащего работнику и используемого для выполнения дистанционной работы, а также иных расходов, возникающих в связи с этой работой;
  • устанавливается порядок обмена заданиями на работу и результатом их выполнения;
  • определяются дополнительные обязанности работодателя по вопросам охраны труда, если в этом есть необходимость;
  • отражаются условия увольнения, дополняющие перечень причин, содержащихся в ТК РФ, если принято решение об их включении в текст документа.

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

В некоторых случаях, которые определяет правительство, сторонам  необходимо  заключать сделку только в бумажной форме (п. 1 ст. № 63-ФЗ). Нельзя составлять в электронном виде договоры, если для них установлено требование об обязательном нотариальном удостоверении, например:

  • договор ренты,
  • договоры купли-продажи недвижимости, дарения, залога долей в уставном капитале.

Есть отдельные категории документов, которые можно оформлять только на бумажном носителе в простой письменной форме — например, договор поручительства (ст. 362 ГК РФ).

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Предлагаем ознакомиться:  Разъяснения юриста: что такое представление интересов

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Что придает юридическую силу электронному договору

Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:

  • надомный (гл. 49), при котором место работы для работника определено как место его жительства;
  • дистанционный (гл. 49.1), когда место работы не устанавливается и работник вправе выбирать его сам.

У обоих вариантов много общего:

  • взаимоотношения между удаленным сотрудником и работодателем базируются на тех же положениях ТК РФ, которые распространяются на обычных работников, с учетом особенностей, возникающих в силу особого характера удаленного труда;
  • работник может не появляться по месту нахождения работодателя или бывать там изредка по мере необходимости, но при этом считается находящимся на работе;
  • время, затрачиваемое на труд, работодателем не контролируется, и работник может сам регулировать периоды труда и отдыха;
  • объем поручаемой сотруднику работы должен обеспечивать для него возможность соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени и чередовать периоды труда и отдыха;
  • средства труда, участвующие в выполнении работы, могут принадлежать как работнику, так и работодателю;
  • работнику положена компенсация расходов, понесенных им в процессе выполнения работы, в т. ч. за использование принадлежащего ему имущества;
  • специально оговаривается порядок взаимодействия по передаче работнику задания на работу и получению от него результатов труда;
  • для работодателя перечень его обязанностей по отношению к работнику в части вопросов охраны труда ограничивается проведением инструктажа, обеспечением медицинского обслуживания и необходимостью расследовать несчастный случай с работником, если такой будет иметь место, при этом он должен обеспечивать надомников средствами спецзащиты и контролировать условия их труда;
  • в трудовой договор могут включаться особые основания для увольнения.

Надо ли оформлять табель на работающих удаленно сотрудников, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».

Образец трудового договора о дистанционной работе 2016-2017

ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:

  • рабочее время определяется как половина нормальной продолжительности рабочего дня, и, соответственно, объем выполняемой им работы будет вдвое меньше, чем у обычного работника;
  • предоставление отпуска происходит одновременно с отпуском по основному месту работы;
  • не действуют гарантии, положенные лицам:
    • работающим в районах Крайнего Севера;
    • совмещающим работу и учебу;
    • прекращение договора возможно с предупреждением об этом за 2 недели в случае приема для выполнения тех же функций другого работника, оформляемого на основное для него место работы.

Подробнее об особенностях оформления на работу совместителя читайте в материале «Как правильно оформить работу по совместительству по ТК РФ?».

Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:

  • получения от работника всех необходимых сведений о нем;
  • предоставления работником оригиналов и копий документов, имеющих значение для трудоустройства и дальнейших расчетов по оплате труда;
  • оформления подписываемого обеими сторонами трудового договора и возможных дополнений к нему;
  • ознакомления работника под подпись с внутренними нормативными актами;
  • получения работником справок от работодателя.

Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи.

В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:

  • через обычную электронную переписку с последующей отправкой почтой тех бумаг, которые работнику и (или) работодателю нужно иметь в оригинале;
  • с использованием электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, причем от получателя обязательно направление ответного подтверждения.

Посредством электронных документов допускается осуществлять:

  • знакомство с внутренними нормативными актами;
  • подачу заявлений;
  • предоставление объяснений.

Трудовое соглашение, заключаемое с дистанционным работником, как и договор с обычным работником, имеет произвольную форму, но должно содержать обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, с учетом особенностей, отличающих дистанционный труд от обычного.

О том, какие сведения составляют содержание трудового соглашения, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».

Как подписать договор на расстоянии, сделки онлайн

Образец трудового договора о дистанционной работе 2017-2018 можно посмотреть на нашем сайте.

Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:

  • Форма договора должна соответствовать законодательству, если документ относится к формализованным.
  • Содержание договора должно соответствовать закону.
  • Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

  • Составить документ в соответствии с форматом, установленным государством.
  • Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
  • Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д. Формат неформализованных документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

  1. Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
  2. Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.
Предлагаем ознакомиться:  Дорога без разметки как определить встречную полосу

Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:

  • Заключить договор можно на электронной торговой площадке, где проводят торги государственные и коммерческие заказчики.
  • На сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор. Например, на сайте микрофинансовой организации, которая дает займы под проценты. Клиентам в этом случае необходимо зарегистрироваться, установить специальное программное обеспечение для работы с электронной подписью и начать работу.
  • В учетных системах (например, MS Dynamics, SAP, Oracle и других).
  • В специализированных системах электронного документооборота (например, Контур.Диадок),
  • В информационных системах (например, на портале Госуслуг реализован сервис по подписанию),
  • В специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ).
  • В веб-сервисах, в которые можно подгрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись (например, Контур.Крипто).

Как подписать договор на расстоянии, сделки онлайн

К списку статей Заявка на обратный звонок Заявка отправлена, перезвоним в течение получаса на номер:Ошиблись номером? Отправьте заявку еще раз Закрыть

Так, согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной признается работа, связанная с выполнением определенной трудовым договором функции вне места нахождения работодателя с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть «Интернет».

Дистанционным работником признается лицо, заключившее трудовой договор о дистанционной работе.

Данный новый вид взаимоотношений с работниками позволяет компании сократить издержки, экономить время и средства и делает труд работников более комфортным в домашних условиях. Соответственно, дистанционный договор с работником имеет свои особенности, которые необходимо знать и учитывать при заключении такого договора с работодателем.

Перечень необходимых документов для заключения договора о дистанционной работе:

  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета;
  • документы об образовании.

В случае удалённости и невозможности предоставить работодателю указанные документы закон предусматривает два варианта:

  1. предоставить указанные документы в форме электронного документа, т.е. сканированные копии документов;
  2. направить документы по почте заказным письмом с уведомлением о вручении заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
  • Ст. 312.2 ТК РФ предусматривает, трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.
  • При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами работодатель в течение трех дней со дня заключения данного договора направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр трудового договора на бумажном носителе.
  • Стороны могут подписать договоры с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
  • Если стороны придут к соглашению, то сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку работника – ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ.
  • Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с правилами внутреннего трудового распорядка может осуществляться путем обмена электронными документами.
  • Форма договора должна соответствовать законодательству, если документ относится к формализованным.
  • Содержание договора должно соответствовать закону.
  • Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

А И Б СИДЕЛИ НА ТРУБЕ…

Вопрос: заключили ли А и Б договор? Правомерно ли их сотрудничество?

Мы проанализируем ошибки чуть позже и объясним, что надо было сделать, чтобы ни у А, ни у Б не было проблем в суде либо с налоговой.

Мы рассмотрели еще не самый сложный случай для налогового контроля и учета. Ведь в примере речь идет о товаре. Здесь, по крайней мере, есть перемещение физических вещей, которые идут либо на перепродажу, либо в производство. Они оставляют за собой реальный след в окружающей нас объективной реальности.

Движение товара и его последующую судьбу можно отследить по независимым от сторон источникам (квитанции Почты России или транспортные документы перевозчика, последующие перепродажи, производство новой вещи и т.п.).

А если речь об услугах? А если об услугах виртуальных: разработка дизайн-макета, написание серии статей для сайта, устные или письменные консультации? Такие сделки вообще могут не оставлять следов нигде, кроме Всемирной паутины, ну и еще в истории списаний/поступлений денежных средств с расчетного счета.

В этом случае у вас на руках может не оказаться ни единого (кроме электронных подтверждений) доказательства совершения сделки. Это особая зона риска с позиции налоговых органов.

Как подписать договор на расстоянии, сделки онлайн

Можно ли при совершении сделки обойтись только обменом документами в электронном виде?

Обратимся к законодательству.

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

У нас на сайте Вы можете найти образцы документов, а также проконсультироваться у специалиста, воспользовавшись формой «звонок юристу» на главной странице, либо «заявка на консультацию» в разделе «КОНТАКТЫ».

Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:

  • надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте;
  • надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам;
  • надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов;
  • работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи;
  • для дистанционного работника могут устанавливаться:
    • режим труда, согласованный с работодателем;
    • право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов;
    • особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.
Предлагаем ознакомиться:  Как прописать в муниципальную квартиру

ЧТО ГОВОРИТ ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС

Технически договор считается заключенным с момента акцепта оферты.

Оферта – это предложение заключить сделку, содержащее все ее существенные условия. Акцепт – это согласие с этими условиями.

• каталоги товара, если они содержат его цену;

Как подписать договор на расстоянии, сделки онлайн

• страничка с описанием товара и его ценой на сайте компании;

• прайс-листы на сайте организации;

• ценники в магазине на конкретный товар;

• счет на оплату товара;

• проект договора с указанием всех его условий.

• письменная заявка с указанием количества, наименования товара и адреса, на который должен отправить продавец этот товар;

• расчет за товар на кассе магазина;

Как подписать договор на расстоянии, сделки онлайн

• оплата полученного счета в срок, указанный в нем;

• подписание проекта договора и его направление второй стороне.

В какой форме стороны могут заключить договор?

Наиболее распространенной в коммерческой практике является простая письменная форма договора. Письменной ее называют, поскольку условия сделки фиксируются с помощью знаков русского алфавита – письма. Письменную форму называют простой, чтобы отличать от нотариального удостоверения или государственной регистрации.

Далее – ГК РФ.

Первые три пункта – это публичная оферта, она адресована неограниченному кругу лиц. Те, что адресованы конкретному лицу, называют офертой.

Сделка может быть заключена в устной форме и путем конклюдентных действий. Например, вы взяли в магазине с полки пакет с молоком. Под ним висит ценник – 72 рубля. Вы подошли на кассу и заплатили указанную цену. Все это сделано молча. Условия сделки по приобретению вами пакета молока нигде не фиксируются (кассовый чек – это фискальный, то есть налоговый документ, и основная его цель – контроль за продавцом).

С.В. Россол, корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и Партнеры»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2018.

Как подписать договор на расстоянии, сделки онлайн

Купить этот номер в электронном виде

Блог

  • Госкомпании должны будут запланировать поэтапный переход на российское программное обеспечение до 2022 года

  • Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?

  • Ведомство решило отказаться от идеи полностью завершить переход на электронный формат к 2027 году

Инструкция: как составить самый простой договор на предоставление услуг и ничего не забыть

22 мая 2017 8 719

Документ занимает одну страницу и готовится за полчаса.

В закладки

Руководитель «Центра управления законом» Владимир Беляев описал для блога «Модульбанка» все требования, необходимые для составления договора-счёта-акта — простого договора на одну страницу.

Иногда договоры доставляют больше хлопот, чем сама работа: каждый надо составить, согласовать, исправить, отправить курьером, слепить скан с печатью, обменяться оригиналами. Договор-счет-акт делает всё сразу: описывает условия сотрудничества, подтверждает прием заказа и оговаривает, сколько денег платить.

Кому подходит

Использовать договор-счет-акт может любой предприниматель или компания. В законе ограничений нет.

Договор-счет-акт помогает быстрее получить деньги. Не надо ждать, пока юрист клиента подготовит договор, а потом тратить время на то, чтобы в нем разобраться. Составление договора занимает полчаса, выставлять счет не нужно, подписывать акт у клиента тоже.

Как подписать договор на расстоянии, сделки онлайн

Договор подходит для простых сделок, которые не надо подробно описывать. Его можно использовать, если:

  • Нет особых требований к клиенту. Например, согласовывать макеты по сложному графику и в несколько этапов, выезжать на строительную площадку, закупать учебники для сотрудников.

  • Не используются персональные данные покупателей, лицензии с кучей ограничений, техническое задание на сорок страниц — всё, что требует подготовки отдельных документов и дополнительного согласования.

Договор не подойдет, если есть риск, что клиент по-своему интерпретирует условия сделки. Представьте: вы фотограф, и клиент заказал фотосессию сотрудников и их детей. Чтобы вы сделали свою работу, клиент должен сделать свою — собрать участников в студии. Возможно, клиент решит, что сбором занимаетесь вы, а не он, и никого не соберет. Если такой риск есть, составляйте подробный договор, где пропишете, кто что и когда делает. Так надежней.

Договор-счет-акт не тестировался на специализированных сделках, например, на поставку энергии, бурение недр, продажу лекарств или финансовых услуг. Скорее всего, договор для таких сделок не подойдет.

Итоги

Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет 2 разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности. Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку.

Обязательные условия

По закону вы вправе заключить договор письменно и устно, но есть ограничения. Письменный договор обязателен, если клиент — компания или он вам платит больше десяти тысяч рублей. Если меньше, подойдет устный договор.

Как вы оформите договор, закону не важно. Составляйте его на одном листе или на десяти, называйте разделы договора своими словами или вообще составляйте без разделов. Требований к оформлению договора-счета-акта тоже нет. Зато есть требования к тому, что должно быть описано в документе.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector