Служебная записка что работник отсутствовал на рабочем месте

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

  • сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
  • можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
  • всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
  • даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

Для такого документа не существует обязательной формы. Обычно, его составляют в произвольном формате, но при этом соблюдаются правила делового письма. Также, в докладной должны находиться несколько обязательных реквизитов, присущих документам.

Записка может быть полностью написана от руки, либо набрана на компьютере и распечатана на принтере.

Служебная записка что работник отсутствовал на рабочем месте

Сначала в верхней правой части листа указывается лицо, которому адресуется документ — его должность, наименование субъекта бизнеса, Ф.И.О. адресата. Эти сведения нужно указать в дательном падеже.

Затем на новой строке посередине записывается наименование документа – «Докладная записка». Рядом можно предусмотреть место, на котором будет производиться отметка о регистрации — входящий номер документа, дата поступления.

На следующей строке после заголовка можно кратко указать содержание записки — например, «О неявке на рабочее место Петрова Г. П.».

Далее, в повествовательной манере необходимо изложить произошедшее событие. В частности, обязательно нужно упомянуть точные дату и время, когда было обнаружено, что работника нет на своем месте, общая длительность его отсутствия на работе, наименование подразделения, личную информацию о сотруднике.

Следующим шагом нужно подробно описать, что было предпринято составителем документа для определения места нахождения работника. К примеру, можно рассказать о попытках связаться по сотовому либо городскому телефону, отправке электронных писем и т. д.

Служебная записка что работник отсутствовал на рабочем месте

Затем нужно рассказать о результатах, которые были достигнуты в процессе розыска сотрудника. Например, удалось ли или нет выяснить причины отсутствия его на работе.

Внимание: если работником удалось связаться можно указать, объяснил ли он свое отсутствие на месте, смог ли предоставить подтверждающие документы и т. д. Если работника найти и поговорить с ним не удалось, это нужно также указать в записке.

Дальше можно указать, был ли предприятию причинен какой-либо ущерб по причине отсутствия сотрудника на месте. Если это так, то необходимо оценить степень ущерба.

Следующий шаг — работник, который производит составление записки может порекомендовать меры для воздействия к нарушителю. Это может быть выговор, лишение премии, увольнение.

Внимание: необходимо обосновать, почему рекомендуется именно этот шаг. Здесь же можно указать, были ли раньше у этого сотрудника наказания из-за нарушения дисциплины.

Служебная записка что работник отсутствовал на рабочем месте

Завершается составление документа проставлением даты написания и подписи.

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
Предлагаем ознакомиться:  Как написать жалобу на курение в общественном месте

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  3. К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  4. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Служебная записка что работник отсутствовал на рабочем месте

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

  1. Оформление записки.
  2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
  3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
  4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
  5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

  • шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
  • в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
  • дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

 Порядок написания

  1. Шапка документа.
  2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.
  3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
  4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
Предлагаем ознакомиться:  Характеристика с места жительства - бланк и образец написания

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  • сведения об организации-отправителе;
  • присвоенный документу номер;
  • город, в котором составлена докладная;
  • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Регистрация и срок хранения

Чтобы понять, что такое прогул, обратимся к подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Так, прогул – это отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Как видите, для увольнения за прогул важно отсутствие сотрудника на работе более четырех часов подряд. Поэтому следует правильно зафиксировать период отсутствия работника. Для этого необходимо составить акт об отсутствии на рабочем месте. Причем сделать это нужно в тот же день, когда обнаружилось отсутствие работника. Составление документа «задним числом» в большинстве случаев признается ­судом ­недостоверным доказательством.

Обратите внимание на важный момент: работник, обращаясь в суд в целях признания незаконным увольнения за прогул, часто оспаривает сам период отсутствия. Как правило, в акте фиксируется конкретное время составления документа и указывается период отсутствия сотрудника. Однако рабочий день разделяет обеденный перерыв, в который сотрудник вправе не находиться на рабочем месте. Оспаривание часто строится на том, что на работе он был в начале дня, ушел незадолго перед обедом, а потом и пораньше с работы. Причем на работе его не было в определенные периоды, но все они составили менее четырех часов. Следовательно, работодателем безосновательно применено основание для увольнения, т.к. отсутствие на работе менее четырех часов в соответствии с ТК РФ прогулом не является.

Чтобы исключить риск оспаривания сотрудником периодов отсутствия, желательно составить два акта. Например, ближе к середине и к концу рабочего дня. В своей совокупности они будут более четко фиксировать время отсутствия.

Форма акта трудовым законодательством не установлена, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы из него явно следовал факт отсутствия сотрудника, время его отсутствия, время ­составления, не вызывал сомнений состав подписавших его лиц.

По поводу последнего момента хотелось бы уточнить: закон не устанавливает, кто должен подписывать подобный акт. В соответствии с общепринятой практикой составить его должны не менее трех человек. Должности значения не имеют. Главное, чтобы они трудились вблизи рабочего места прогульщика и имели реальную возможность постоянно наблюдать за его пустующим рабочим местом.

Неправильно составленный акт – без подписей или без дат, без указания зафиксированного периода отсутствия работника – является основанием для признания увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным (апелляционное ­определение Красноярского краевого суда от 25.09.2013 по делу № 33-9133/13).

Как  правильно написать докладную записку на сотрудника

Кстати, если отсутствие на работе сотрудника длительное (более ­суток), то акты следует составлять ежедневно (Пример 2).

Пример 2

Акт об отсутствии на рабочем месте

Хотите уйти с работы, но не знаете как? Прочтите Как правильно составить заявление об увольнении по собственному желанию? и у вас будет вся необходимая информация.

Если на предприятии не определен порядок оформления служебной переписки, то докладная записка составляется на обычном листе бумаги формата А4 по следующему шаблону:

  1. В «шапке» документа указывается должность и инициалы адресата записки и ее автора. Если докладная направляется в стороннее подразделение (главное предприятие), то необходимо указывать реквизиты организации (исходящий номер, адрес, номер телефона и т.д.);
  2. Далее посредине пишется фраза: «Докладная записка »;
  3. В основной части документа расписываются:
  • Событие и причины отсутствия работника на месте;
  • Факты наличия оправдательных документов, отбора объяснений у работника;
  • Принятые автором документа меры;
  • Краткая характеристика работника, сведения о наличии предыдущих дисциплинарных нарушений (если данная часть уместна);
  • Предложение автора о наказании провинившегося работника (если данная часть уместна);
  1. На документе указывается дата составления, должность автора, его подпись, а также список приложенных документов, если они имеются. Обычно прилагаются объяснения работника, оправдательные документы, а также бумаги, подтверждающие наличие опоздания, отлучки, прогула.

Составителям докладных нужно помнить, что факт привлечения к дисциплинарной ответственности, а тем более осуществленное на его основании увольнение, работник вправе обжаловать в суде либо трудовой инспекции.

Недавно создали ИП и не знаете как заполнить справку 182Н, все интересующие вас вопросы можно найти тут.

Предлагаем ознакомиться:  Увольнение за алкогольное опьянение
Докладная записка.

Как назначить нового генерального директора? Всю информацию вы найдете здесь.

Повторять подобные ошибки не следует!

докладная записка на имя директора

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

  • подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
  • подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, документы о дисциплине труда хранятся 3 года. При этом требуется зарегистрировать их в журнале регистрации у секретаря руководителя.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
  2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
  3. Выводы и рекомендации автора записки.

Докладная записка на сотрудника представляет собой документ, составляемый ответственным лицом при отсутствии работника на месте работы, с целью доведения до сведений руководства факта совершения дисциплинарного проступка.

Вместе с этим документом происходит также оформление такого документа, как акт об отсутствии работника на рабочем месте. В нем производится фиксация точного времени и даты отсутствия физлица, с которым заключен трудовой контракт, а также какие меры были предприняты, для того чтобы связаться с ним.

После того, как оба бланка оформлены, они должны быть направлены администрации компании, которая, изучив все обстоятельства случившегося, должна принять решение в отношении данного сотрудника. Например, увольнения его за прогул.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: образец составления на 2018 год

Однако, к этой процедуре необходимо подойти серьезно, соблюсти все установленные законодательством мероприятия, полноту отражения фактов на бумаге, описывающих совершенный работником проступок.

Внимание: чем больше подтверждающих документов, правильно оформленных, тем больше у руководства возможности уволить провинившегося сотрудника.

Рекомендуется докладную составлять сразу же в момент неявки работника на его место работы, а не по мере возникновения необходимости в этом документе.

Обязательно нужно проверить, что случившееся действительно является прогулом, а не вынужденным отсутствие работника по уважительным причинам, к примеру по болезни.

Это можно сделать, если попытаться обратиться к этому отсутствующему сотруднику через доступные средства связи для объяснений.

В ситуации, когда работник не выходит на контакт или у него нет уважительных причин для отсутствия, необходимо подготовить докладную на имя руководства.

Этот бланк не включается в состав обязательных документов, фиксирующих проступок работника. Однако, она также является доказательством этого нарушения и свидетельствует о происшедшем.

Внимание:на малых субъектах руководитель может следить за работой каждого сотрудника, поэтому докладные, как правило, не составляются. Тем не менее даже для них желательно подготовить этот бланк, как только будет зафиксировано отсутствие на месте работника свыше 4 часов.

Составитель докладной может в этом документе описать не только произошедшие события, но и попросить принять соответствующие меры.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: образец составления на 2018 год

Такое часто происходит на больших предприятиях, когда директор компании может не знать, что именно произошло или же непосредственный начальник просит снизить меру наказания за проступок.

Однако, информация докладной должна носить информационный характер, рекомендовать меры, а не указывать руководству, что именно ему делать.

Важность докладной повышается, когда работника планируется привлечь к материальной ответственности. Ведь в этом случае она обязательно должна включаться в пакет подтверждающих документов.

Важно: 

чтобы расторгнуть трудовой контракт с сотрудником, одной докладной будет мало. Главная роль в этом случае принадлежит

акту об отсутствии на рабочем

месте, который оформляется комиссией, а не одним должностным лицом.

Закон не содержит прямого указания на то, какой именно работник должен составлять докладную при неявке другого на работу. В теории, это может делать любой из работников. Однако необходимо обязательно соблюдать субординацию между должностями.

Таким образом, обычно на прогульщика оформляет докладные его непосредственный начальник. Он лучше всего знает своего подчиненного, и именно он должен в первую очередь пытаться определить, почему кто-то не появился на своем месте.

Если же руководитель не предпринимает усилий для определения места нахождения работника, докладную может составить другой сотрудник.

Например, из-за невыхода одного работника остановилась работа другого структурного подразделения. В такой ситуации оформлять докладную может руководитель пострадавшего подразделения.

Внимание: если субъект бизнеса небольшой, и у него нет деления на структурные подразделения, составить докладную записку может кадровик или работник, который отвечает за оформление табеля рабочего времени.

Ведь такой сотрудник по своему характеру работы должен отслеживать появление или отсутствие работников на предприятии и отмечать эти факты в документах.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector