Заключение трудового договора: документы, основные условия

Общий порядок заключения трудового договора

Трудовой договор подписывают после того, как работник и работодатель достигнут согласия об условиях работы. Обычно у каждого работодателя есть своя утвержденная форма договора, в которую вносятся нужные сведения.

Перед подписанием договора работника обязательно нужно ознакомить со всеми локально-нормативными документами, относящимися к его работе.

Договор вступит в силу только после появления обеих подписей.

Порядок подписания договора не установлен, поэтому нет никакой разницы, кто ставить подпись первым, работник или работодатель.

Заключение трудового договора: документы, основные условия

Договор составляется в письменном виде, в двух экземплярах, которые имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр остается у работодателя другой вручается работнику, желательно сделать это под подпись.

Фактический допуск человека к работе приравнивается к подписанию трудового договора, но не избавляет работодателя от обязанности составить договор в письменном виде.

Заключение трудового договора должно происходить с учетом правил, предусмотренных ТК РФ.

Конкретные сроки заключения договора в законодательстве не указаны. Обычно его подписывают в первый день, когда работник приступает к исполнению своих обязанностей. Но его можно составить и подписать и раньше этого срока.

Единственное ограничение, которое делает законодательство — это срок фактического подписания договора, если сотрудника допустили к работе раньше. Работодатель обязан подписать договор с таким работником не позднее чем через три дня.

Основания

Обычно основанием для заключения трудового договора является заявление о приеме на работу. Но обычно этому предшествует устная договоренность между работником и работодателем о трудоустройстве.

Также, основанием могут выступать и другие документы, например, постановление об избрании на должность.

В ТК РФ, нет указания, что заключению трудового договора должен предшествовать какой-либо другой документ. Сам факт подписания договора обеими сторонами говорит о том, что работодатель принял работника, который, в свою очередь, согласился выполнять работу на установленных условиях.

Условия

Заключение трудового договора: документы, основные условия

Статья 57 ТК РФ содержит перечень условий труда, которые обязательно должны быть отражены в трудовом договоре.

Обязательные условия:

  1. Место работы, если его фактический адрес отличается от юридического, то его указание обязательно.
  2. Дата, когда работник приступает к работе и дата окончания договора (только в том случае, если он срочный).
  3. График работы. В статье 57 сказано, что он указывается только в случае, если для работника он устанавливается в индивидуальном порядке, но лучше вносить его в текст договора в любом случае.
  4. Трудовая функция. Это основное условие, оно определяет, какую работу должен выполнять работник и требовать от него другой будет незаконным. Еще один нюанс — это то, что ТК РФ не требует указывать именно должность, можно сделать только запись о трудовой функции.
  5. Порядок начисления заработной платы. Лучше в трудовом договоре расписать эту информацию подробно, а не делать ссылку на Положение об оплате труда.
  6. Условия труда по результатам аттестации.
  7. Прочие обязательные условия: характер работы, наличие вредных условий и компенсация за них и т.д.

Помимо этого, в трудовой договор можно включать другие условия, разрешенные бесТК РФ (испытательный срок, дополнительное страхование и т. д.), либо установленные работодателем, но при условии, что они не ухудшают положение работника.

Особенности

Трудовой договор может иметь следующие особенности:

  1. Быть бессрочным или заключенным на неопределенный срок.
  2. Являться основным договором или заключенным на работе по совместительству. Причем совместительство может быть как внешним, так и внутренним.

Все эти условия должны быть указаны в договоре в обязательном порядке.

Какие данные содержатся в приказе

Чтобы документ соответствовал официальным требованиям, предъявляемым к приказу, в нём непременно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Слово «приказ». Это – заголовок документа и его название. Исключение составляет распоряжение о вступлении генерального директора в должность. Впрочем, и оно по своей сути – тоже приказ (о приеме руководителя организации), просто подписывают и издают его учредители фирмы или вышестоящие инстанции.
  • Дату, когда пишется и вступает в силу приказ. Особенно это важно при заключении срочного трудового соглашения (в нём их две – начальная и конечная), хотя и во всех остальных случаях этот реквизит тоже обязателен – на его основании бухгалтерия начинает начисление зарплаты.
  • Полное наименование организации. Всем читателям этого текста должно быть понятно, куда принят на работу конкретный гражданин.
  • Место составления приказа. Достаточно названия населённого пункта.
  • Должность, на которую принят сотрудник. Никаких разночтений допускать нельзя. Необходимо полное и буквальное соответствие условиям, указанным в трудовом договоре.
  • Сумма должностного оклада. Обязательный реквизит любого трудового договора. Указываются также дополнительные выплаты, если они предусмотрены.
  • Подпись работника и чётко напечатанные его имя, фамилия и отчество.

Возможно проводить приём и увольнение одним приказом по личному составу для нескольких сотрудников одновременно. Количество фигурирующих лиц нормативами не ограничено, и если нанимается группа людей на одинаковых условиях, то такое решение выглядит логичным. В других ситуациях подобный подход применяется редко – документ получается излишне громоздким.

Документы, составляемые при заключении трудового договора

После того как потенциальный работник напишет заявление, а руководитель компании его завизирует, необходимо сформировать документ, который официально подтвердит факт трудоустройства. Этот документ называется приказом о приёме на работу.

Предлагаем ознакомиться:  Выплаты при беременности и рождении ребенка: сколько денег платит государство молодым мамам?

Распоряжение о трудоустройстве является основным документом, который выражает согласие руководства организации в официальном виде (статья 68 ТК РФ).

Приказы о приёме на работу (независимо от того, постоянную или временную) относятся к категории документов долговременного хранения. Срок действительно длительный – 75 лет. Вместе с тем, закон 43-ФЗ от 2 марта 2016 года устанавливает снижение этого периода до полувека. Изменение не касается документации по персоналу, созданной ранее 2003 года.

После завершения трудовых отношений, личное дело сотрудника отправляется в архив, где хранятся договора и другая информация о деятельности работников.

Если штат организации малочисленный, найти нужную информацию легко. Ознакомление с данными, хранящимися много лет в условиях обилия личных дел, приказов и договоров затруднено. Упростить эту задачу можно введением систематизированной нумерации документов. Главными целями такой классификации являются:

  • упорядочение процесса регистрации;
  • ускорение процедуры поиска нужного приказа;
  • отделение документов, хранящихся в течение 50 и 75 лет от кратковременных;
  • кодирование смысловой нагрузки в номере.

Так как единая система классификации приказов законодательством не установлена, разрабатывает его каждое предприятие самостоятельно. Есть рекомендации, выработанные на основе опыта кадровой работы.

Заключение трудового договора: документы, основные условия

Выработанная общая система допускает закономерности, по которым функционирует нумерация приказов. Каждый год новая цифра в начале или конце шифра облегчит ориентацию в обороте документов.

В качестве разделителя можно использовать точку, наклонную черту, тире, пробел и любой другой символ. Допустимо применение сокращений «ЛС» (личный состав) или любых иных, понятных работникам отдела кадров.

Документы, которые работодатель имеет право потребовать у работника перечислены в статье 65 ТК РФ. К ним относятся:

  1. Паспорт либо другое удостоверение личности.
  2. СНИЛС, если работник поступает на работу впервые обязанность его оформить ложиться на работодателя.
  3. Военный билет, для лиц, которые относятся к категории военнообязанных.
  4. Диплом или другой документ о наличии специальных навыков, при условии, что они требуются для выполнения работы.
  5. Другие документы, подтверждающие возможность работника трудится в должности (справка об отсутствии судимости, дисквалификации, медицинское заключение и т. д.).
  6. Трудовая книжка, при наличии. Если она утеряна или работник трудоустраивается впервые, ее оформляет работодатель.

Из всех перечисленных документов в трудовой договор переносятся данные только из паспорта, но тем не менее работодатель может отказать работнику в заключении договора (то есть не принять на работу), если у него отсутствуют другие необходимые документы.

Требовать отдельные документы можно, если только это необходимо. Например, нельзя требовать медсправку от работника, должность которого не предусматривает необходимость медицинского заключения либо диплом об экономическом образовании для уборщицы.

Автор статьи: Евгений Маляр

При приеме человека на работу оформляют не только трудовой договор, но и еще несколько документов.

Приказ

На основании подписанного трудового договора составляют приказ о приеме на работу. Обычно для этого используют унифицированную форму Т-1.

На основании приказа делается запись в трудовую книжку и карточку Т-2. Копия приказа отправляется в бухгалтерию и другие отделы (непосредственному руководителю работника, табельщику и т. д.).

Уведомление

Уведомление составляется, если на работу принят иностранец. Это документ установленной формы, которым работодатель информирует миграционную службу, в установленный законом срок.

Перезаключение

Такое понятие, как перезаключение в ТК РФ отсутствует. Его могут использовать в следующем случае: законодательство говорит о том, если в подписанном договоре отсутствуют обязательные сведения, то они должны быть внесены прямо в текст договора. Каким образом это сделать, не сказано, поэтому многие работодатели просто перезаключают договор. Но есть и те, кто вносит недостающую информацию от руки.

К обязательной информации относится:

  • полное наименование работодателя и его представителя;
  • полное Ф. И. О. работника;
  • место и дата составления;
  • данные паспорта работника;
  • ИНН.

Обычно эти сведения дополняются адресом регистрации и датой рождения работника.

Несколько ответов на часто задаваемые вопросы

Для того чтобы дать ответы на ваши самые популярные вопросы, мы обратились за помощью к нашему юристу Евгению Смирнову, который любезно согласился дать небольшое интервью.

— Евгений, первый вопрос. Нужен ли приказ о назначении нового сотрудника на неполный рабочий день?

Согласно Трудового кодекса (статья 93 ТК РФ в новой редакции), условия неполной занятости фиксируются в трудовом договоре и приказе. Следовательно, документальное оформление обязательно.

Предлагаем ознакомиться:  Выписка из квартиры документы

— А можно ли назначить сотрудника на две должности?

Очевидно, что в данном случае имеется в виду внутреннее совместительство. Соглашение и приказ о трудоустройстве на две должности с испытательным сроком, согласно ТК РФ (гл. 44), вполне законны, если соблюдены следующие условия:

  • работник занят на основном месте;
  • предполагается несение дополнительной нагрузки в свободное от основной занятости время.

Порядок, условия и сроки заключения трудового договора

Особенности

Приказы подшиваются в отдельные папки и хранятся в отделе кадров. При этом документы запираются в несгораемом шкафу. Передача распоряжений в архив производится по истечению пяти лет. В архиве приказы хранятся 75 лет, а затем уничтожаются.

Подводя итоги, отметим, что распоряжение о трудоустройстве является основным документом, который выражает согласие руководства организации в официальном виде (статья 68 ТК РФ). Распоряжения формируются на утверждённых формах, которые закрепил Госкомстат РФ 05 января 2004 года.

При трудоустройстве используют форму Т-1 и Т-1а. Если сотрудник переводится с одной должности на другую, заполняется форма Т-5. Форма Т-1 используют при оформлении на работу одного человека. Т-1а формируется при трудоустройстве одновременно нескольких человек. Документ формируется в одном экземпляре.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с распоряжением и поставить личную подпись, которая подтвердит этот факт. На любом предприятии должен заполняться специальный журнал, в который необходимо регистрировать все приказы о трудоустройстве.

Что делать при отказе в заключении трудового договора?

Заключение и содержание трудового договора не должно зависеть от расы, вероисповедания, пола, место жительства и прочих условий, которых могут носить дискриминационный характер.

Также нельзя, отказать в приеме на работу женщине по причине беременности или наличия детей.

Если работодатель отказывает в заключении договора, то человек может потребовать изложить причины отказа в письменной форме.

Работодатель обязан предоставить такой документ в течение 7 дней.

Если есть основание, что указанные причины незаконные, то отказ можно обжаловать в судебном порядке.

Как аннулировать или изменить приказ о приёме на работу

Работников увольняют по различным причинам, но в данном разделе будет рассмотрена ситуация, при которой трудовая деятельность так и не была начата. Если при зачислении в штат (временном или на постоянной основе) сначала заключается договор, а уже потом на его основании издаётся приказ, то в данном случае всё происходит наоборот.

Например, ситуация: новый сотрудник не вышел на работу в день, установленный трудовым договором и приказом.  Эта дата может определяться двумя обстоятельствами:

  • Записью в ТД. Если конкретно указан день выходя на работу, а сотрудник к ней не приступил, это может служить основанием для приказа об аннулировании заключённого трудового соглашения;
  • Автоматически. В случае, если дата вступления в должность не конкретизирована, ею по умолчанию считается следующий день после подписания ТД. Последствия в случае невыхода на работу могут быть аналогичными.

Отмена приказа о приёме как таковая не производится. Издаётся новый приказ, которым заключённый трудовой договор (главный документ, устанавливающий правовое отношения работодателя и сотрудника) аннулируется.

Образец приказа о приеме на работу

Теперь о том, как внести изменения в уже изданный приказ о приёме на работу. Следует помнить о юридической первостепенности трудового договора. Речь может идти лишь о технической ошибке, допущенной при составлении текста приказа – он полностью должен соответствовать содержанию ТД. Исправить её можно, напечатав новый приказ или указав на расхождения с главным правоустанавливающим документом.

Правила оформления приказа о приёме на работу несложные, но грамотно его составить очень важно. С 2015 года изменения в КоАП РФ ужесточили ответственность за нарушения этой части трудового законодательства. Штраф, налагаемый на руководителя, может достигать ста тысяч рублей.

По поводу оформления документа мы также обратились к нашему специалисту Е. Смирнову.

— Евгений, самый популярный вопрос: что писать в приказе по поводу условий приема на работу и характера работы?

Здесь вариантов не так много:

  • Основная и по совместительству. Во втором случае следует указать продолжительность рабочей недели и пропорциональную затрачиваемому времени оплату.
  • Постоянная или временная. Если срок оформления в трудовом договоре не указан, то в приказе его тоже быть не может, и трудоустройство считается постоянным. Формулировки «срок не установлен» или «постоянная» считаются излишними – достаточно прочерка или просто пустого места.
  • При заключении срочного ТД возможны варианты: конкретная дата прекращения трудовых отношений, или условия (например, до выхода работницы из отпуска по уходу за ребёнком).

Медосмотр

У характера работы могут быть особенности, которые необходимо перечислить. Например, указать районный коэффициент, не входящий в оклад, но влияющий на сумму ежемесячного вознаграждения.

— Кто должен подписать приказ о приёме на работу?

Предлагаем ознакомиться:  Надо ли проходить то после покупки нового авто

Как правило, это руководитель организации. В случае его отсутствия приказы подписывает и. о., в свою очередь назначенный приказом. Возможен также вариант юридически правомочных действий по выданной доверенности. Во всех этих случаях приказ считается законным.

— А кто же подписывает приказ о приёме на работу генерального директора?

Чаще всего этот документ оформляется в виде распоряжения, но он может быть озаглавлен и как приказ. В зависимости от формы собственности, его подписывают руководители вышестоящей инстанции (для государственных и бюджетных организаций) или учредители частной фирмы (возможно коллективное решение со ссылкой на протокол заседания совета управляющего органа).

Трудовой кодекс РФ

 — Что писать в приказе о приёме в структурное подразделение?

Этот пункт включается в текст приказа только в случае трудоустройства в конкретный цех, отдел, департамент, филиал и пр. Если предприятие небольшое, без этой уточняющей информации можно обойтись.

— Ставятся ли печати на кадровые приказы?

В настоящее время – это необязательно. Печать может оказаться нужной, если работник попросит подготовить выписку из приказа о его трудоустройстве для использования вне организации (например, для предъявления в банке). По тем же причинам может производиться выдача копии приказа на прием на работу по срочному трудовому договору. Заверять копию можно печатью отдела кадров или организации.

— Когда заполняется трудовая книжка?

Запись при приеме на работу вносится в трудовую книжку после издания приказа, но не позднее пяти дней после начала работы. Печати проставляются при увольнении.

— Как регистрируются кадровые приказы?

Данные о документе вносятся в журнал регистрации, содержащий графы:

  • № п/п;
  • дата и № записи;
  • дата приказа;
  • ФИО сотрудника;
  • должность;
  • реквизиты трудового договора (номер и дата);
  • продолжительность испытательного срока;
  • ответственное лицо.

— Возможен ли приём на работу в выходной день?

Архив

Такие случаи бывают, хотя и нечасто. Ничего противозаконного в этом нет. Например, руководителем на заявление о приёме на работу наложена резолюция: «Зачислить в штат с 1 января 2017 года». Дата определяется трудовым договором, а никакие ограничения статьями 56, 57, 111 и 113 Трудового кодекса не предусмотрены.

— И последний вопрос на сегодня. Как может облегчить оформление приказа программа 1С?

1С бухгалтерия – универсальный инструмент, пользование которым упрощает не только учёт, но и документальный оборот. В частности, создание приказа о приёме в штат работника включает следующие операции:

  1. Создание нового документа. Опции «Кадры», затем «Приём на работу» и «Добавить».
  2. Занесение реквизитов организации (разово, с сохранением для всех последующих приказов).
  3. Заполнение данных о сотруднике через справочник «Сотрудники организации». Вносится личная информация, она сохраняется кнопкой «ОК».
  4. Заполнение граф даты приёма, подразделения, должности и метода формирования.
  5. Указания вида расчёта.

Данные можно заполнить онлайн с последующей распечаткой документа через кнопку «Форма П-1».

Трудности могут возникать при составлении первого приказа. Затем автоматизация процесса даёт свои плоды.

Заключение

Правовая грамотность предоставления всех кадровых документов крайне важна. Если в штате организации нет должности юриста, есть смысл прибегнуть к помощи внешних консультантов или пользоваться доступными образцами.

Приказ о зачислении на должность в причинно-следственной цепочке занимает вторичную позицию относительно трудового договора. Соответствие этих двух документов обязательно.

Оформление приказа о принятии на работу сотрудника требуется всегда.

#Бизнес-документацияЗачем заполнять статистическую отчетность
#Бизнес-документацияХарактеристика с места работы госслужащего

Можно ли заключить трудовой договор заранее

Документ

ТК РФ не запрещает заключать трудовые договоры заранее, например, если работник трудится еще у другого работодателя, можно заключить трудовой договор, в котором указать дату начала работы уже после увольнения. Такой договор служит работнику гарантией нового трудоустройства.

В общем порядке договора заключаются с совершеннолетними гражданами. Но можно оформить трудовые отношения и с несовершеннолетними, начиная с 16 лет, в порядке исключения с 14.

Нюансы заключения трудового договора

В зависимости от категории работника при заключении договора могут возникать различные нюансы.

Трудовой договор с иностранцем заключают на общих основаниях, но при этом он должен предоставлять работодателю пакет дополнительных документов.

Работодатель, в свою очередь, должен получить соответствующее разрешение и уведомлять миграционную службу о работниках, являющихся гражданами другого государства.

Для несовершеннолетних работников должен быть установлен сокращенный рабочий график, также работодатели должны помнить, что таких работников нельзя нанимать на должности с вредными и опасными условиями.

В случае если компания принимает на работу бывшего государственного служащего она должна направить извещение об этом его бывшему работодателю.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector