Может ли выдать работнику трудовую книжку

Общая информация

Что нужно для получения трудовой на руки?

Трудовая книжка – это документ, который подтверждает факт профессиональной деятельности работника. В трудовой книжке отражается информация о местах работы, занимаемых должностях, стаже гражданина. Документ оформляется на бланке унифицированной формы.

Трудовым Кодексом регламентируются процедуры выдачи, учета, хранения и возврата трудовых книжек. В связи с особой важностью данных документов кадровые службы предприятий должны уделять особое внимание организации работы с трудовыми книжками сотрудников.

Существует три способа получения документа:

    Может ли выдать работнику трудовую книжку

  1. Выдача трудовой книжки работодателем при первом устройстве на работу. Гражданин, у которого отсутствует опыт работы, получает документ при оформлении трудового договора на своей первой работе. Данный способ первичного получения документа является основным. Неверное заполнение документа или использование недействительного бланка может привести к возникновению у гражданина проблем при дальнейшем предъявлении документа на новых местах работы.
  2. Выдача документа выпускникам ВУЗов. Данный способ встречается достаточно редко, поскольку учебные заведения по ТК РФ не обязаны выдавать выпускникам трудовые книжки. Подобная процедура является добровольной. При наличии у выпускника ВУЗа готовой трудовой книжки при трудоустройстве ему следует оповестить об этом работодателя.
  3. Покупка чистой трудовой книжки. При желании гражданин может купить стандартный бланк. Подобный вариант часто используют те, у кого старая трудовая книжка имеет нежелательные записи (например, об увольнении по статье). По закону работодатель не должен использовать подобную трудовую и применять собственные бланки, закупленные у лицензированных поставщиков. Самостоятельное заполнение и подделка данных может привести к нежелательным последствиям, включая административную ответственность.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки.

Как получить трудовую книжку впервые

Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве. Для ее получения существует несколько путей:

  1. выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
  2. будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение.

    Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.

  3. некоторые ВУЗы в качестве приложения к диплому также снабжают своих выпускников трудовыми книжками. Конечно, это вряд ли позволит вчерашнему студенту быстрее найти работу, но процесс оформления на новом рабочем месте, определенно, ускорит.

Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Необходимость документа при оформлении пенсии

Необходимость оформления новой книжки возникает при трудоустройстве человека без данного документа, который может отсутствовать по следующим причинам:

  1. Первичное трудоустройство.
  2. Утеря прошлого документа.
  3. Порча прошлого документа.

Может ли выдать работнику трудовую книжку

При приеме на работу гражданина, не имеющего опыта работы, работодатель обязан в течение недели оформить для него трудовую. Данная процедура не представляет сложности для работников кадровой службы предприятия, поскольку подробно прописана в законодательстве.

Сложности могут возникнуть при необходимости выдачи новой трудовой книжки сотруднику, который уже ее имел, но она была утеряна или испорчена. При желании сотрудник имеет право обратиться к прошлому работодателю с целью получения дубликата, с которым он затем приходит по новому месту работы.

Но часто возникает ситуация, когда сотрудник по различным причинам не желает или не может получить дубликат.

В подобном случае по закону работодатель должен получить от нового сотрудника письменное заявление, в котором работник просит выдать новый документ, указывая причину отсутствия старой трудовой книжки (утеря, порча).

Наличие заявления, подписанного лично сотрудником, будет являться доказательством выдачи нового документа по инициативе самого работника.

В этом случае дальнейшие претензии работника при нахождении им старой трудовой и желании объединить данные о прошлом и текущем трудовом стаже в одном документе могут быть отражены работодателем путем предъявления работнику его собственного заявления. По закону выдача по подобному заявлению новой трудовой книжки автоматически аннулирует старую книжку.

Никаких последствий для работника обладание несколькими трудовыми не несет, поскольку при расчете пенсии все данные будут суммироваться. В данном случае работодателю достаточно выдать сотруднику копию его заявления, которую можно будет предъявить в будущем для обоснования наличия нескольких трудовых книжек.

Трудовая книжка работнику выдается при прекращении работы по случаю выхода на пенсию. Это общий случай, как и при увольнении. Однако достаточно часто бывает, что гражданин оформляет пенсию по старости, а увольняться с места работы пока не собирается.

Пенсионный фонд в любом случае для оформления пенсии потребует предоставить оригинал трудовой книжки. В таких случаях сотрудники кадровой службы истребуют от работника заявление на выдачу трудовой книжки, где в качестве уважительной причины получения на руки документа станет обращение в ПФР. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, это единственный случай, когда при продолжении работы в данной организации разрешается нарушать установленный порядок хранения рассматриваемого документа. После его получения на руки за сохранность трудовой книжки будет отвечать ее владелец.

Как получить трудовую книжку при её потере

Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:

  • либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
  • либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.
Предлагаем ознакомиться:  Календарь развития ребенка: старший подростковый возраст 14–16 лет

При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.

Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.

Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.

Может ли выдать работнику трудовую книжку

Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.

Дубликат

Выдача дубликата возможна в двух случаях:

  1. Внесение ошибочных записей.
  2. Утеря документа.

По закону кадровики могут

исправить ошибки, допущенные при заполнении книжки

сотрудника. Для этого достаточно признать ошибочные сведения

недействительными

.

Но работник может при желании потребовать замены документа с ошибочными записями. Для этого он пишет заявление с просьбой о замене документа, содержащего в себе признанные недействительными записи.

Стоимость нового бланка работник не оплачивает. Все сведения из старой трудовой книжки должны быть досконально перенесены в новый документ с учетом исправления недействительных записей в старом документе.

В случае утери документа после увольнения со старого места работы и до устройства на новое место работник имеет возможность направить предыдущему работодателю заявление с просьбой о выдаче дубликата утерянного документа.

Бывший работодатель в течение 15 дней обязан удовлетворить данную просьбу.

Дубликат должен соответствовать утерянному документу, никаких дополнений и исправлений не допускается.

Получаем трудовую книжку при увольнении

По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы. Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек. Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом.

Если уволившийся сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую лично, он может отправить за ней своего представителя. Правда, предварительно его следует снабдить доверенностью, заверенной у нотариуса.

Еще один вариант — попросить работодателя отправить ему трудовую книжку заказным письмом с описью и уведомлением о вручении через почту России по фактическому месту проживания.

По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность. Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований. Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.

В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.

Трудовым кодексом Российской Федерации регламентируются основные права и обязанности всех субъектов правоотношений. Здесь же содержатся наиболее важные положения по вопросам ведения, хранения и выдачи трудовых книжек. В том числе при увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон и др.

При прекращении действия трудового договора по любым причинам с работником должен быть произведен окончательный расчет в день увольнения и выдана трудовая книжка. В документе должна быть произведена отметка об увольнении со ссылкой на основание (статья ТК РФ).

Согласно статье 62 Трудового кодекса России по письменному заявлению гражданина о документах, связанных с работой, работодатель в течение 3 дней после поступления письменного ходатайства выдает и надлежащим образом (печать, подпись, дата) заверенные копии или оригиналы документов:

  • выписка из приказа о приеме работника на работу;
  • распоряжение о переводе на другую должность или в иное структурное подразделение данной организации;
  • выписка о внесении всех страховых взносов;
  • справка о фактической начисленной заработной плате;
  • выписка из приказа об увольнении работника и др.

Такие документы буду особенно актуальными при намерении работника обратиться в суд за защитой трудовых прав. Ведь они станут доказательствами по гражданскому делу, что минимизирует временные затраты на их истребование.

Необходимость документа при оформлении пенсии

Трудовая книжка должна выдаваться непосредственно в день увольнения. При приеме сотрудника без опыта трудовой деятельности, кадровые работники предприятия обязаны в течение недели оформить для него новый документ.

Предлагаем ознакомиться:  Служебная записка что работник отсутствовал на рабочем месте

Выдача дубликата документа должна быть произведена в течение 15 дней (после получения заявления с данной просьбой).

Трудовую книжку нужно выдать работнику в трехдневный срок со дня подачи заявления на выдачу оригинала трудовой книжки. Причем сотрудник должен обязательно ее вернуть обратно в отдел кадров. Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней после возврата ему трудовой территориальным отделением Пенсионного фонда (ст. 62 ТК РФ).

Задержка выдачи

Как забрать документ при увольнении? Трудовая книжка может быть не выдана в положенный срок по следующим причинам:

  1. Сотрудник отсутствует.
  2. Сотрудник отказывается от возврата документа (например, из-за несогласия с указанной в документе причиной увольнения).
  3. Работодатель намеренно не выдает документ (например, стремясь принудить его к выполнению оставшейся работы уже после оформления увольнения).

Если выдача документа затягивается из-за отсутствия сотрудника или его нежелания получать документ на руки, то работодателю необходимо отправить письменное уведомление. В данном письме следует изложить просьбу к сотруднику о явке в организацию для получения своей трудовой книжки, либо попросить его согласия на получение документа по почте.

Может ли выдать работнику трудовую книжку

Работник может обратиться с письменным запросом на получение трудовой.

По запросу документ должен быть выдан в течение трех рабочих дней.

Если трудовая не выдается вовремя по вине организации, работодатель может понести материальную ответственность.

При наличии доказательств того, что сотрудник из-за отсутствия документа не смог устроиться на другую работу или был уволен по ошибочной статье, работодатель по закону обязан возместить работнику потерянный заработок за прошедший после увольнения период.

Работник отказывается забирать трудовую: что делать в этом случае

Если у работника есть неиспользованные за время работы очередные отпуска, то он имеет право в заявлении на увольнение просить об их предоставлении. В таком случае днем увольнения считается заключительный день отпуска работника, а значит, трудовую книжку он должен получить перед уходом в отпуск. Поэтому отдел кадров выдает на руки работнику трудовую книжку только при получении от него соответствующей расписки. Эта расписка вносится в книгу учета движения трудовых книжек работников предприятия, а также о ней делается отметка в личной карточке работника.

Иногда бывают случаи, когда в день увольнения работник по уважительным причинам отсутствует на работе или не хочет получать трудовую книжку. Тогда работодателем заказным письмом направляется работнику уведомление, предлагающее явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие отправить ее почтой. В такой ситуации работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой книжки уволенному работнику со дня отправки уведомления.

Таким образом, случаи, когда производится выдача трудовой книжки работнику на руки, связаны с подготовкой заявления работодателю и регламентируются Трудовым кодексом РФ.

Заявление на выдачу трудовой может быть составлено сотрудником в произвольной форме, при условии, что в организации нет установленной формы для таких заявлений.

Правила обращения за пенсией

Правила обращения за страховой пенсией утверждены приказом Минтруда России от 17 ноября 2014 № 884н. А перечень документов, которые нужны для установления страховой пенсии, утвержден приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 № 958н.

Документы для назначения пенсии может подать не только работник, но и его работодатель при наличии письменного согласия такого сотрудника. По общему правилу для установления пенсии необходимы:

  • заявление об установлении пенсии;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и местожительство сотрудника;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, документы, подтверждающие его регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования;
  • документы, подтверждающие периоды работы или иной деятельности, включаемые в страховой стаж;
  • выписка из индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования, содержащая данные об индивидуальном пенсионном коэффициенте сотрудника;
  • документы, подтверждающие периоды работы, для досрочного назначения пенсии.

Если документы в ПФР подает представитель сотрудника, то вместе с общим пакетом документов дополнительно представляют соответствующую доверенность и паспорт представителя. Когда же документы в ПФР подает работодатель, то дополнительно к общему пакету документов он представляет:

  • письменное согласие сотрудника на представление его заявления работодателем;
  • документ, который подтверждает, что гражданин состоит в трудовых отношениях с работодателем. Это может быть трудовой договор, копия трудовой книжки сотрудника или справка от работодателя;
  • документы, удостоверяющие личность руководителя организации и назначение его на соответствующую должность, например, копия приказа о приеме на работу.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2, 4–5, 6, 12, 53–68 перечня, утвержденного приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 № 958н.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.

Предлагаем ознакомиться:  Срок давности долговой расписки на деньги между физическими лицами

Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него.

подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.

Выдача трудовой книжки

Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.

Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.

Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату. Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию.

В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение.

Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку. Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:

  1. Необходимо отправить по месту прописки бывшего сотрудника уведомления с просьбой забрать трудовую;
  2. Если первый пункт не сработал, можно отправить трудовую книжку по тому же адресу ценным письмом с уведомлением о вручении. Правда, если работник не давал заранее письменного соглашения на такую пересылку, в случае конфликтных или спорных ситуаций он может использовать данный факт против работодателя;
  3. Можно передать трудовую книжку бывшему работнику через его представителя. Однако, последний должен предъявить нотариально заверенную доверенность на получение этого документа.

Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей. В дальнейшем это послужит доказательством того, что работодатель со своей стороны сделал все, что мог для передачи трудовой книжки на руки бывшего сотрудника.

Как получить еще одну трудовую книжку

Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата.

Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.

Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.

Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.

Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.

Составление акта об отказе

Если сотрудник отказывается поставить свою подпись, возникает необходимость составления соответствующего акта. В акте указывается, что при свидетелях работник кадровой службы предложил увольняющемуся сотруднику поставить подпись и объяснил необходимость этого действия, указанного в законе, но получил отказ.

Может ли выдать работнику трудовую книжку

В акте указывается дата и ставятся подписи сотрудника кадров и свидетелей (например, менеджера по персоналу и руководителя организации).

Образец акта об отказе работника получить трудовую книжку.

Можно ли выдавать оригинал

Действительно, оригинал трудовой книжки на руки выдать можно. Такое исключение сделано для случаев, когда книжка нужна работнику для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ). Поэтому, если оригинал трудовой книжки нужен для представления в Пенсионный фонд, то работнику нужно пойти на встречу.

Порядок получения в другом городе

Если сотрудник находится в другом месте, работодатель должен отправить ему

уведомление

и изложить в нем просьбу о явке по месту выдачи трудовой.

При невозможности личной явки работодатель должен в письме попросить согласия работника на отправку трудовой по почте.

Подобная ситуация возможна при постоянном проживании и работе сотрудника в другом городе, где находится представительство компании, в то время как оригиналы документов хранятся по юридическому адресу в основном офисе.

Таким образом, трудовая книжка – это документ, подтверждающий профессиональную деятельность работника. Трудовым Кодексом регламентируются процедуры выдачи, учета, и возврата документа. По ряду причин у гражданина может возникнуть необходимость в повторном получении новой трудовой, либо дубликата старого документа.

Трудовая книжка может не выдаваться работнику в день увольнения по его вине, либо по вине работодателя.

Если сотрудник отказывается при увольнении получать книжку на руки, возникает необходимость составления соответствующего акта.

При невозможности личной явки работодатель должен отправить сотруднику уведомление с предложением получения документа по почте.

Может ли выдать работнику трудовую книжку

Образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее отправку по почте.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector