Особенности оформления служебных командировок в организациях, имеющих обособленные подразделения

Унифицированные формы

В соответствии со ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В связи с тем, что в настоящее время такие особенности Правительством РФ не определены, в вопросах направления работников в служебные командировки следует руководствоваться Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.

88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция), применяемой в части, не противоречащей ТК РФ. Ныне действующий порядок направления работников в командировки будет применяться при оформлении командировок в равной мере как в головной организации, так и в ее обособленных подразделениях.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

Командировка должна быть документально оформлена.

В настоящее время унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление от 05.01.04 № 1).

Согласно Постановлению от 05.01.04 № 1 при направлении работника в командировку (в т. ч. в головную организацию, или филиал, или представительство) и при оформлении ее результатов должны использоваться следующие унифицированные формы:

  • Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
  • Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
  • Т-10 «Командировочное удостоверение»;
  • Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Формы заполняются с учетом требований, предъявляемых действующим законодательством к ведению бухгалтерского учета на территории РФ.

Служебное задание

Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку является служебное задание (форма Т-10а). Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении (приложение 1).

Служебное задание подписывается непосредственным руководителем командированного работника и самим работником. После этого служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а.

Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

Особенности оформления служебных командировок в организациях, имеющих обособленные подразделения

По итогам командировки в служебном задании отражается краткий отчет о его выполнении. Результаты командировки утверждаются непосредственным руководителем командированного работника, а также руководителем организации и (или) обособленного подразделения, в котором работает командированный работник.

Приказ о направлении работника в командировку

Форма Т-9 – приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку – является унифицированной формой первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Форма Т-9а используется для оформления и учета, если в командировку направляются одновременно несколько работников.

В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, должность (профессия), а также цель, место командировки и срок командировки в календарных днях.

По общему правилу, при направлении работника головной организации в командировку в филиал готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы – другое уполномоченное лицо), а подписывает – руководитель организации или уполномоченное им лицо (приложение 2).

Существует практика, когда приказ о направлении работника обособленного подразделения в командировку в головной офис организации готовится непосредственно в головном офисе. Предварительно такой приказ, как правило, передается по факсимильной связи или электронной почте в обособленное подразделение для сведения как самого командированного работника, так и руководителя обособленного подразделения.

Оригинал приказа доводится до сведения работника под роспись и передается уже непосредственно при его прибытии в головной офис. Аналогично решается вопрос и с командировочным удостоверением, когда в головном офисе организации заполняются графы «прибыл» и «выбыл», а затем по факту возвращения работника из командировки в обособленном подразделении заполняются недостающие графы: соответственно «выбыл» и «прибыл».

Предлагаем ознакомиться:  Отпуск с увольнением день увольнения

Постановлением от 05.01.04 № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике обычно делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Работник знакомится с приказом, что подтверждается его личной подписью.

Приказ о направлении работника обособленного подразделения в командировку в головной офис организации оформляется аналогичным образом (приложение 3).

Особенности оформления служебных командировок в организациях, имеющих обособленные подразделения

Право подписания приказа о командировке работника обособленного подразделения зависит от объема полномочий, предоставленных руководителю обособленного подразделения. Следует отметить: какие бы права ни предоставлялись по трудовому договору и (или) должностной инструкции руководителю обособленного подразделения, объем прав должен в обязательном порядке закрепляться в доверенности (приложение 4). Так, в ст.

55 Гражданского кодекса РФ закреплено, что руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Именно доверенность в соответствии со ст. 185 ГК РФ является документом, подтверждающим письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение (приложение 5) выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (или другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку, оно является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

Первую запись о выбытии командированного с места работы делает сотрудник кадровой службы (или бухгалтерии), выписывая командировочное удостоверение. Далее записи вносятся в каждом месте, куда работник прибывает (и откуда соответственно выбывает). Последнюю запись – о прибытии на постоянное место работы – опять же ставит работник кадровой службы (бухгалтерии) организации (обособленного структурного подразделения).

Читатель задает вопрос

Нужно ли оформлять одновременно и приказ о направлении в командировку, и командировочное удостоверение?

По сути оба документа являются распоряжением руководителя и указывают цель командировки.

В письме Минфина России от 26.12.05 № 03-03-04 / 1 / 442 говорится следующее. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение, во-первых, подтверждают производственный характер командировки, во-вторых, являются документами, на основании которых определяется ее продолжительность. То есть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение.

Организация может в локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдача ему командировочного удостоверения. Следовательно, составлять два документа необязательно.

Аналогичное мнение изложено и в более ранних письмах Минфина России, в частности от 06.12.02 № 16-00-16 / 158.

Однако данные разъяснения Минфина России представляются спорными в связи с тем, что оформление приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения на основании Постановления от 05.01.04 № 1 является обязательным.

Пункт 2 Инструкции, предусматривающий, что выдача командировочного удостоверения является обязательной, а издание приказа о направлении в командировку – факультативно, также нельзя признать действующим, в силу существующего противоречия с Постановлением от 05.01.04 № 1.

Кроме того, такой подход способен нанести вред налогоплательщику, если он решит не составлять командировочное удостоверение, ограничившись приказом руководителя. Дело в том, что отсутствие командировочного удостоверения может служить основанием для возникновения спора с налоговой инспекцией в отношении учета командировочных расходов, ввиду отсутствия подтверждения пребывания сотрудника в пункте назначения в указанные сроки.

Предлагаем ознакомиться:  Имеет ли право сестра на наследство брата по законам РФ?

Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Обратите внимание!Если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, командировочное удостоверение можно не выписывать

Отъезд работника в командировку отражается в журнале учета работников, выбывающих в командировки из соответствующей организации (обособленного структурного подразделения) (приложение № 2 к Инструкции). В журнал заносятся сведения: фамилия, имя, отчество командированного работника, занимаемая им должность, номер выданного командировочного удостоверения, дата отъезда и возвращения и др.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

Прибытие работника отражается в журнале учета работников, прибывающих в командировки в организацию (обособленное структурное подразделение) (приложение № 3 к Инструкции), содержащем аналогичные сведения. Обычно ведение такого журнала возлагается на работника кадровой службы или секретаря.

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе и представляет его в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом (форма АО-1).

Мнение эксперта

Особенности оформления служебных командировок в организациях, имеющих обособленные подразделения

В. И. Андреева, канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия, член Комитета по трудовому законодательству НСК

Документирование процедуры направления работника в служебную командировку является составной частью кадрового делопроизводства, порядок ведения которого зависит от организационной структуры юридического лица. Различают две формы ведения кадрового делопроизводства: централизованную и децентрализованную.

Выбор формы делопроизводства напрямую связан с принятой в организации системой делегирования полномочий. Как правило, руководитель обособленного структурного подразделения наделяется полномочиями по приему, переводу (внутри обособленного подразделения) и увольнению работников этого подразделения.

Целесообразно передать руководителю обособленного подразделения и право направления работников в командировки в головной офис организации. При этом инициатива такой командировки может принадлежать как руководителю организации, так и руководителю обособленного структурного подразделения.

При названном распределении полномочий применяется децентрализованная система кадрового делопроизводства, т. е. документирование соответствующих функций кадровой службы осуществляется в обособленном структурном подразделении. Таким образом, все документы, связанные с направлением в командировку в головной офис работника обособленного подразделения (служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение), будут оформляться в самом подразделении, что представляется весьма логичным и с позиций бухгалтерского делопроизводства, связанного с проводками по средствам на командирование работников, последующей отчетности и налогообложения.

Из головного офиса при необходимости в обособленное структурное подразделение будет направляться приказ или распоряжение (в виде надлежащим образом заверенной копии или факса) о направлении работника подразделения в командировку в головной офис.

Методика документирования процедуры направления в командировку в головной офис работника обособленного подразделения, при которой приказ о командировании готовится в головном офисе, представляется менее удачной и не вполне естественной с точки зрения взаимодействия кадровой службы обособленного подразделения с бухгалтерией этого подразделения.

Приложение 1

Пример оформления служебного задания для направления работника в командировку в обособленное структурное подразделение и отчета о его выполнении

Приложение 2

Пример оформления приказа о направлении работника в командировку из головной организации в филиал (обособленное структурное подразделение)

Приложение 3

Пример оформления приказа о направлении работника филиала (обособленного структурного подразделения) в командировку в головную организацию

Приложение 4

Образец доверенности, выдаваемой руководителю филиала юридического лица на право направления работника в командировку

Приложение 6

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Читатель задает вопрос

Нужно ли оформлять одновременно и приказ о направлении в командировку, и командировочное удостоверение?

По сути оба документа являются распоряжением руководителя и указывают цель командировки.

В письме Минфина России от 26.12.05 № 03-03-04 / 1 / 442 говорится следующее. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение, во-первых, подтверждают производственный характер командировки, во-вторых, являются документами, на основании которых определяется ее продолжительность. То есть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение.

Организация может в локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдача ему командировочного удостоверения. Следовательно, составлять два документа необязательно.

Аналогичное мнение изложено и в более ранних письмах Минфина России, в частности от 06.12.02 № 16-00-16 / 158.

Однако данные разъяснения Минфина России представляются спорными в связи с тем, что оформление приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения на основании Постановления от 05.01.04 № 1 является обязательным.

Пункт 2 Инструкции, предусматривающий, что выдача командировочного удостоверения является обязательной, а издание приказа о направлении в командировку – факультативно, также нельзя признать действующим, в силу существующего противоречия с Постановлением от 05.01.04 № 1.

Кроме того, такой подход способен нанести вред налогоплательщику, если он решит не составлять командировочное удостоверение, ограничившись приказом руководителя. Дело в том, что отсутствие командировочного удостоверения может служить основанием для возникновения спора с налоговой инспекцией в отношении учета командировочных расходов, ввиду отсутствия подтверждения пребывания сотрудника в пункте назначения в указанные сроки.

Мнение эксперта

Особенности оформления служебных командировок в организациях, имеющих обособленные подразделения

В. И. Андреева, канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия, член Комитета по трудовому законодательству НСК

Документирование процедуры направления работника в служебную командировку является составной частью кадрового делопроизводства, порядок ведения которого зависит от организационной структуры юридического лица. Различают две формы ведения кадрового делопроизводства: централизованную и децентрализованную.

Выбор формы делопроизводства напрямую связан с принятой в организации системой делегирования полномочий. Как правило, руководитель обособленного структурного подразделения наделяется полномочиями по приему, переводу (внутри обособленного подразделения) и увольнению работников этого подразделения.

Целесообразно передать руководителю обособленного подразделения и право направления работников в командировки в головной офис организации. При этом инициатива такой командировки может принадлежать как руководителю организации, так и руководителю обособленного структурного подразделения.

При названном распределении полномочий применяется децентрализованная система кадрового делопроизводства, т. е. документирование соответствующих функций кадровой службы осуществляется в обособленном структурном подразделении. Таким образом, все документы, связанные с направлением в командировку в головной офис работника обособленного подразделения (служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение), будут оформляться в самом подразделении, что представляется весьма логичным и с позиций бухгалтерского делопроизводства, связанного с проводками по средствам на командирование работников, последующей отчетности и налогообложения.

Из головного офиса при необходимости в обособленное структурное подразделение будет направляться приказ или распоряжение (в виде надлежащим образом заверенной копии или факса) о направлении работника подразделения в командировку в головной офис.

Методика документирования процедуры направления в командировку в головной офис работника обособленного подразделения, при которой приказ о командировании готовится в головном офисе, представляется менее удачной и не вполне естественной с точки зрения взаимодействия кадровой службы обособленного подразделения с бухгалтерией этого подразделения.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector