Особенности оформления служебных командировок в организациях, имеющих обособленные подразделения

Унифицированные формы

В соответствии со ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В связи с тем, что в настоящее время такие особенности Правительством РФ не определены, в вопросах направления работников в служебные командировки следует руководствоваться Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.

88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция), применяемой в части, не противоречащей ТК РФ. Ныне действующий порядок направления работников в командировки будет применяться при оформлении командировок в равной мере как в головной организации, так и в ее обособленных подразделениях.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

Командировка должна быть документально оформлена.

В настоящее время унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление от 05.01.04 № 1).

Согласно Постановлению от 05.01.04 № 1 при направлении работника в командировку (в т. ч. в головную организацию, или филиал, или представительство) и при оформлении ее результатов должны использоваться следующие унифицированные формы:

• Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
• Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
• Т-10 «Командировочное удостоверение»;
• Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Формы заполняются с учетом требований, предъявляемых действующим законодательством к ведению бухгалтерского учета на территории РФ.

Служебное задание

Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку является служебное задание (форма Т-10а). Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении (приложение 1).

Служебное задание подписывается непосредственным руководителем командированного работника и самим работником. После этого служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а.

Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

По итогам командировки в служебном задании отражается краткий отчет о его выполнении. Результаты командировки утверждаются непосредственным руководителем командированного работника, а также руководителем организации и (или) обособленного подразделения, в котором работает командированный работник.

Приказ о направлении работника в командировку

Форма Т-9 – приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку – является унифицированной формой первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Форма Т-9а используется для оформления и учета, если в командировку направляются одновременно несколько работников.

В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, должность (профессия), а также цель, место командировки и срок командировки в календарных днях.

По общему правилу, при направлении работника головной организации в командировку в филиал готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы – другое уполномоченное лицо), а подписывает – руководитель организации или уполномоченное им лицо (приложение 2).

Существует практика, когда приказ о направлении работника обособленного подразделения в командировку в головной офис организации готовится непосредственно в головном офисе. Предварительно такой приказ, как правило, передается по факсимильной связи или электронной почте в обособленное подразделение для сведения как самого командированного работника, так и руководителя обособленного подразделения.

Оригинал приказа доводится до сведения работника под роспись и передается уже непосредственно при его прибытии в головной офис. Аналогично решается вопрос и с командировочным удостоверением, когда в головном офисе организации заполняются графы «прибыл» и «выбыл», а затем по факту возвращения работника из командировки в обособленном подразделении заполняются недостающие графы: соответственно «выбыл» и «прибыл».

Постановлением от 05.01.04 № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике обычно делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Работник знакомится с приказом, что подтверждается его личной подписью.

Приказ о направлении работника обособленного подразделения в командировку в головной офис организации оформляется аналогичным образом (приложение 3).

Право подписания приказа о командировке работника обособленного подразделения зависит от объема полномочий, предоставленных руководителю обособленного подразделения. Следует отметить: какие бы права ни предоставлялись по трудовому договору и (или) должностной инструкции руководителю обособленного подразделения, объем прав должен в обязательном порядке закрепляться в доверенности (приложение 4). Так, в ст.

55 Гражданского кодекса РФ закреплено, что руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Именно доверенность в соответствии со ст. 185 ГК РФ является документом, подтверждающим письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение (приложение 5) выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (или другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку, оно является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

Первую запись о выбытии командированного с места работы делает сотрудник кадровой службы (или бухгалтерии), выписывая командировочное удостоверение. Далее записи вносятся в каждом месте, куда работник прибывает (и откуда соответственно выбывает). Последнюю запись – о прибытии на постоянное место работы – опять же ставит работник кадровой службы (бухгалтерии) организации (обособленного структурного подразделения).

Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Обратите внимание!Если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, командировочное удостоверение можно не выписывать

Отъезд работника в командировку отражается в журнале учета работников, выбывающих в командировки из соответствующей организации (обособленного структурного подразделения) (приложение № 2 к Инструкции). В журнал заносятся сведения: фамилия, имя, отчество командированного работника, занимаемая им должность, номер выданного командировочного удостоверения, дата отъезда и возвращения и др.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

Прибытие работника отражается в журнале учета работников, прибывающих в командировки в организацию (обособленное структурное подразделение) (приложение № 3 к Инструкции), содержащем аналогичные сведения. Обычно ведение такого журнала возлагается на работника кадровой службы или секретаря.

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе и представляет его в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом (форма АО-1).

Мнение эксперта

В. И. Андреева, канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия, член Комитета по трудовому законодательству НСК Документирование процедуры направления работника в служебную командировку является составной частью кадрового делопроизводства, порядок ведения которого зависит от организационной структуры юридического лица. Различают две формы ведения кадрового делопроизводства: централизованную и децентрализованную. Выбор формы делопроизводства напрямую связан с принятой в организации системой делегирования полномочий. Как правило, руководитель обособленного структурного подразделения наделяется полномочиями по приему, переводу (внутри обособленного подразделения) и увольнению работников этого подразделения.

Целесообразно передать руководителю обособленного подразделения и право направления работников в командировки в головной офис организации. При этом инициатива такой командировки может принадлежать как руководителю организации, так и руководителю обособленного структурного подразделения. При названном распределении полномочий применяется децентрализованная система кадрового делопроизводства, т. е. документирование соответствующих функций кадровой службы осуществляется в обособленном структурном подразделении. Таким образом, все документы, связанные с направлением в командировку в головной офис работника обособленного подразделения (служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение), будут оформляться в самом подразделении, что представляется весьма логичным и с позиций бухгалтерского делопроизводства, связанного с проводками по средствам на командирование работников, последующей отчетности и налогообложения.

Из головного офиса при необходимости в обособленное структурное подразделение будет направляться приказ или распоряжение (в виде надлежащим образом заверенной копии или факса) о направлении работника подразделения в командировку в головной офис. Методика документирования процедуры направления в командировку в головной офис работника обособленного подразделения, при которой приказ о командировании готовится в головном офисе, представляется менее удачной и не вполне естественной с точки зрения взаимодействия кадровой службы обособленного подразделения с бухгалтерией этого подразделения.

Читатель задает вопрос

Мнение эксперта

В. И. Андреева, канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия, член Комитета по трудовому законодательству НСК Документирование процедуры направления работника в служебную командировку является составной частью кадрового делопроизводства, порядок ведения которого зависит от организационной структуры юридического лица. Различают две формы ведения кадрового делопроизводства: централизованную и децентрализованную. Выбор формы делопроизводства напрямую связан с принятой в организации системой делегирования полномочий. Как правило, руководитель обособленного структурного подразделения наделяется полномочиями по приему, переводу (внутри обособленного подразделения) и увольнению работников этого подразделения.

Целесообразно передать руководителю обособленного подразделения и право направления работников в командировки в головной офис организации. При этом инициатива такой командировки может принадлежать как руководителю организации, так и руководителю обособленного структурного подразделения. При названном распределении полномочий применяется децентрализованная система кадрового делопроизводства, т. е. документирование соответствующих функций кадровой службы осуществляется в обособленном структурном подразделении. Таким образом, все документы, связанные с направлением в командировку в головной офис работника обособленного подразделения (служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение), будут оформляться в самом подразделении, что представляется весьма логичным и с позиций бухгалтерского делопроизводства, связанного с проводками по средствам на командирование работников, последующей отчетности и налогообложения.

Из головного офиса при необходимости в обособленное структурное подразделение будет направляться приказ или распоряжение (в виде надлежащим образом заверенной копии или факса) о направлении работника подразделения в командировку в головной офис. Методика документирования процедуры направления в командировку в головной офис работника обособленного подразделения, при которой приказ о командировании готовится в головном офисе, представляется менее удачной и не вполне естественной с точки зрения взаимодействия кадровой службы обособленного подразделения с бухгалтерией этого подразделения.