Кадровая работа с филиалами

3.5 Перевод работников из филиала в ГП и из филиала в филиал

3.5.1 Перевод работника из филиала в ГП или из филиала в филиал, является переводом в другую местность.

«Прошу Вас перевести меня из филиала ООО {amp}amp;quot;ХХХ{amp}amp;quot; №__ г. ХХХ с должности ХХХ на работу в Филиал ООО {amp}amp;quot;ХХХ{amp}amp;quot; № __ расположенный в городе ХХХ (..ГП ЗАО Фирмы ООО {amp}amp;quot;ХХХ{amp}amp;quot; расположенное в городе Москве) на должность ХХХ в связи с…

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Ф. И.О, ПОДПИСЬ, ДАТА»

3.5.3 На заявлении работника, директор филиала ставит свою резолюцию после чего ответственный за кадровое делопроизводство подшивает заявление в личное дело.

3.5.4 Перевод работника из филиала в филиал, из филиала в головное предприятие, является переводом внутри одного юридического лица.[1]

3.5.5 Перевод работника из филиала в филиал, или из филиала в головное предприятие оформляется Департаментом персонала ГП ООО {amp}amp;quot;ХХХ{amp}amp;quot;.

Кадровая работа с филиалами

— трудовую книжку работника;

-заполненную форму К-5ф (Приложение Е), согласованную с директорами обоих филиалов, в случае перевода из филиала в филиал (допускается ее отправка по факсу или копия);

-личное дело работника (предварительно оставив себе его копию);

-личную карточку Т-2;

3.5.7 На основании утвержденной формы К-5ф сотрудник Департамента персонала ГП оформляет приказ о переводе работника, а также делает запись в трудовой книжке и в личной карточке Т-2. Копия приказа, личная карточка Т-2 и трудовая книжка, высылаются с письменного согласия работника, заказным письмом с уведомлением в тот филиал, куда работник будет переведен (либо передаются вместе с работником).

3.5.8 Работник знакомится с оригиналом приказа и изменениями в форме Т-2 и ставит в них свою подпись.

3.6 Перевод в рамках одного филиала

3.6.1 При переводе работника с одной должности на другую в рамках одного филиала, ответственный за кадровое делопроизводство истребует от работника соответствующее заявление.

3.6.2 Заявление оформляется работником на имя директора филиала на обычном листе, в простой письменной форме.

3.6.3{amp}amp;nbsp; На заявлении работника, директор филиала ставит свою резолюцию.

-приказ о переводе работника (форма Т-5, в случае массовых переводов форму Т-5а), с регистрацией в журнале приказов по л/с, копия приказа передается в бухгалтерию;

-дополнительное соглашение к трудовому договору с регистрацией в журнале регистрации трудовых договоров, оригинал соглашения помещается в личное дело работника, копия соглашения выдается работнику на руки под роспись (см. Приложение Ж);

-вносит новые сведения в личную карточку Т-2;

Кадровая работа с филиалами

-подшивает заявление работника, приказ о его переводе в личное дело;

-вносит соответствующую запись в трудовую книжку работника.

Таблица № 3 Образец внесения записи в трудовую книжку

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)

Число

Месяц

Год

1

2

3

4

2

01

02

2007

Переведен (а) на должность _________________ в отдел _________________

№ приказа, дата

Печать и подпись ответственного за кадровое делопроизводство, при записи о переводе на работу работника, в трудовую книжку не ставятся.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

  • организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

  • создание эффективной системы штатных сотрудников;

  • разработка карьерных планов сотрудников;

  • разработка кадровых технологий.

Кадровая работа с филиалами

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Как организовать кадровый учет в обособленном подразделении

4.1.1 Ответственный за кадровое делопроизводство, ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года, готовит график отпусков работников филиала, с учетом их пожеланий в графе «Приложение» данной формы, необходимо наличие подписей всех работников филиала.

4.1.2 Для работников, работающих в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностям, при составлении графика отпусков, ответственный за кадровое делопроизводство ставит общее количество календарных дней, независимо от того будет ли часть отпуска, превышающая 28 календарных дней в дальнейшем заменена денежной компенсацией.

Предлагаем ознакомиться:  Особенности выписки несовершеннолетнего ребенка из квартиры

4.1.3 В филиалах численностью более 70 человек, график отпусков составляется в каждом подразделении (табельщиком), после чего оформленный надлежащим образом график, сдается ответственному за кадровое делопроизводство.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

4.1.4 Рекомендуется планировать отпуска работников 2 раза в год по 14 календарных дней, или одна из частей (либо первая, либо вторая), должна быть не менее 14 календарных дней, а оставшиеся 14 дней могут быть использованы работником по его желанию.

4.1.5 Работник, убывающий в отпуск, представляет ответственному за кадровое делопроизводство заполненную форму УРВ-1ф (Приложение М), завизированную непосредственным руководителем или директором филиала.

— сверяет количество использованных работником дней отпуска (в случае если все дни отпуска израсходованы, то решение о предоставлении отпуска авансом принимается директором филиала – на форме УРВ 1ф ставится соответствующая резолюция);

-оформляет приказ о предоставлении отпуска работнику, копия передается в бухгалтерию;

4.1.7 Ответственный за кадровое делопроизводство обязан контролировать общее количество использованных отпускных дней. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

4.1.8 Приказы о предоставлении отпусков подписываются только директором филиала.

4.1.9 Ответственный за кадровое делопроизводство регистрирует приказ в журнале регистрации отпусков и знакомит работника с приказом об отпуске под роспись.

4.1.10 На основании приказа о предоставлении отпуска, ответственный за кадровое делопроизводство делает отметки в личной карточке работника Т-2.

4.2.1 Ответственный за кадровое делопроизводство филиала оформляет на директора филиала форму УРВ-1нф (Приложение Н) и высылает в электронном виде на имя Директора регионального управления.

Кадровая работа с филиалами

4.2.2 Директор регионального управления согласовывает форму УРВ-1нф. После утверждения, помощник ДРУ высылает форму УРВ-1нф по факсу в филиал, а оригинал формы передает специалисту Департамента персонала.

4.2.3 Ответственный за кадровое делопроизводство филиала по получению утвержденной формы УРВ-1нф готовит приказ об отпуске директора филиала, копию передает в бухгалтерию для начисления отпускных.

4.2.4 Факсимильная копия формы УРВ-1нф хранится в филиале, а оригинал в Департаменте персонала головного предприятия, в личном деле директора филиала.

4.2.5 На время отпуска директора филиала необходимо подготовить и согласовать с Директором регионального управления приказ о временном возложении исполнения обязанностей директора филиала на другое лицо.

4.3.1 Работник имеет право на отпуск без сохранения заработной платы, который предоставляется обязательно в случаях, предусмотренных ст. 128 ТК РФ, а также в иных случаях предусмотренных действующим законодательством, настоящим порядком и иными внутренними нормативными документами ООО {amp}amp;quot;ХХХ{amp}amp;quot;.

4.3.2 Для оформления отпуска без сохранения заработной платы в связи со смертью близких родственников (мать, отец, муж, жена, дети, брат, сестра) работник оформляет форму УРВ 1ф (А), и визирует ее у директора филиала или своего непосредственного руководителя.

4.3.3 Для оформления отпуска без сохранения заработной платы по иным причинам, работник оформляет форму УРВ 1ф (А3).

4.3.4 Ответственный за кадровое делопроизводство оформляет приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, подписывает приказ у директора филиала и знакомит работника с приказом под роспись.

Кадровая работа с филиалами

4.3.5 Приказ фиксируется в журнале регистрации приказов на отпуск, ему присваивается дата и номер, копия приказа передается в бухгалтерию филиала.

4.3.6 Если работник находится в отпуске без сохранения заработной платы более 7 дней подряд, то конец его рабочего года, а, следовательно, и начало очередного оплачиваемого отпуска сдвигается на такое же количество дней (при увольнении данные суммы удерживаются из расчета).

4.4.1Женщинам по медицинскому заключению, на основании листа нетрудоспособности, предоставляется отпуск по беременности и родам.

4.4.2 Приказ о предоставлении сотруднице отпуска по беременности и родам не оформляется, поскольку сотрудница находится на больничном листе.

4.4.3 В табеле учета рабочего времени дни данного отпуска обозначаются как дни больничного – (Б).

4.4.4 Порядок выплаты пособия по беременности и родам определяются действующим законодательством.

4.5.1 Сотруднице по письменному заявлению предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет.

4.5.2 Отпуск может, предоставляется одновременно с отпуском по беременности и родам или сразу после него.

4.5.3 На основании личного заявления от работника, и письменной резолюции от директора филиала, ответственный за кадровое делопроизводство готовит приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

Кадровые документы обособленных подразделений

4.5.4 В 3-х дневный срок ответственный за кадровое делопроизводство обязан ознакомить работника под роспись с данным приказом.

4.5.5 Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком оформляется на фирменном бланке филиала.

Предлагаем ознакомиться:  Страхование при кредитовании обязательное и дополнительное

4.5.6 Приказ фиксируется в журнале приказов о предоставлении отпуска, ему присваивается регистрационный номер и дата. Копия приказа передается в бухгалтерию.

4.5.7 Время отпуска по уходу за ребенком не включается в стаж, дающий право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска.

4.5.8 Отпуск по уходу за ребенком засчитывается во все виды стажа, кроме случаев назначений пенсий на льготных условиях, за выслугу лет и других случаев, установленных действующим законодательством.

4.5.9 За работником находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет, сохраняется место работы (должность), то есть он не может быть уволен по инициативе работодателя (кроме случаев ликвидации организации).

4.5.10 На период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком, на его место может быть приглашен другой работник по срочному трудовому договору (с формулировкой в договоре: «на период временно отсутствующего работника»).

4.5.11 Отпуск по уходу за ребенком может быть прерван работником, находящимся в отпуске по уходу в любое время.

4.6.1 В филиалах численностью свыше 70 человек, ответственный за табельный учет назначается в каждом подразделении.

Кадровые документы обособленных подразделений

4.6.2 Директор филиала издает в начале года распоряжение по филиалу о назначении работника, ответственного за организацию табельного учета в филиале, далее по тексту — табельщик. Данный работник несет ответственность за достоверность заполнения табеля.

4.6.3 Табельщик в конце каждого месяца заполняет табель, проверяя его на предмет соответствия приказам по личному составу, б/л, формам УРВ. Контрольный срок заполнения табеля филиала – последний рабочий день месяца.

4.6.4 Оформленный и проверенный табель, табельщик подписывает у директора филиала, начальника отдела, и передает в бухгалтерию.

4.6.5 Накануне нерабочих праздничных дней продолжительность рабочего дня сокращается на один час, следовательно, в табеле учета рабочего времени, табельщик, отмечает не восемь (8), а семь (7) часов рабочего дня.

4.6.6 В случае приема на работу работника по совместительству, в табеле отмечается (4…).[3]

4.6.7 Для женщин работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, в табеле учета рабочего времени ставится (8,7,7,7,7или7,2…), накануне нерабочих праздничных дней на один час короче.

4.6.8 При выходе на работу в нерабочие праздничные дни, ответственный за кадровое делопроизводство филиала готовит приказ директора филиала о выходе группы сотрудников в данные дни на работу, и получает их письменное согласие о выходе на работу в выходной нерабочий праздничный день (Приложение О).

4.6.9 Не позднее 10 числа каждого месяца, ответственный за кадровое делопроизводство, направляет в отдел персонала ГП табель рабочего времени за прошедший месяц на директора филиала и на коммерческого директора.

4.7.1 В случае необходимости отсутствия на рабочем месте (максимум 3 часа) по личным обстоятельствам работник филиала перед уходом с рабочего места (или накануне ухода) должен заполнить форму УРВ-2ф (Приложение П), подписать у директора филиала, и передать табельщику.

4.7.2 Все часы, взятые работником по УРВ-2ф, должны быть учтены и отработаны

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

4.7.3 Категорически запрещается работникам оформление форм УРВ-2ф сразу после опоздания или после раннего ухода с рабочего места (исключение: обстоятельства форс-мажора).

4.7.4 Работники, отсутствующие на рабочем месте регулярно в одни и те же часы или по одной и той же причине в течение дня, на протяжении месяца по служебным обязанностям, должны заполнять форму УРВ-4ф (Приложение Р) один раз в месяц (в первый рабочий день месяца) с указанием регулярных часов и причин отсутствия.

4.7.5 Указанная форма подписывается у директора филиала и передается ответственному за кадровое делопроизводство на хранение.

4.8.1 Приход и уход работников филиала с работы (учет опозданий и ранних уходов), фиксирует ответственный за кадровое делопроизводство филиала, путем внесения отметок (на основании данных полученных от директора филиала/руководителей подразделений) в журнал учета прихода и ухода сотрудников.

4.8.2 Журнал учета прихода и ухода сотрудников, составляется в произвольной форме на обычных общих тетрадях.

4.8.3 Если в филиале ведется электронный учет рабочего времени, то журнал учета прихода и ухода сотрудников не оформляется.

4.8.5 Уважительной причиной опоздания или раннего ухода может являться только заранее оформленная форма УРВ-2ф (исключение: обстоятельства форс-мажора).

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

  • определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

  • анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

  • внедрение систем мотивации труда;

  • подготовка штатного расписания предприятия;

  • оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

  • проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

  • ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

  • организация аттестаций сотрудников;

  • подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Предлагаем ознакомиться:  Незаконная финансовая деятельность

Прием на работу

Кадровые документы обособленных подразделений

5.3.1 По письменному заявлению работника, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, в том числе справок о заработной плате (выдает бухгалтерия), периоде работы у данного работодателя, справок для совместителей.

5.3.1 Все справки должны быть зарегистрированы в журнале выдачи справок.

Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами. Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр.

Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса.

Структура отдела кадров

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

5.1 Трудовая книжка работника

5.1.1 Трудовые книжки ведутся на всех работников филиала, проработавших свыше пяти дней.

5.1.2 В случае если в день увольнения работника выдать ему трудовую книжку невозможно, ответственный за кадровое делопроизводство направляет работнику письмо в этот же день, или утром следующего дня, с уведомлением о вручении, с обоснованием необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте.

5.1.3 Директор филиала своим приказом назначает ответственного за хранение и ведение трудовых книжек в филиале (как правило, это ответственный за кадровое делопроизводство филиала).

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

5.1.4 Приказ переиздается в случае назначения нового ответственного за кадровое делопроизводство

«Прошу Вас выдать мне на руки трудовую книжку, в связи с ее предоставлением в… (название организации). Ответственность и последствия связанные с ее восстановлением, в случаи утери, принимаю на себя.

Ф. И.О, Подпись, ДАТА».

5.6 Ответственность за ведение кадрового делопроизводства в филиале

Кадровая работа с филиалами

5.6.1 Для реализации стандартов ведения кадрового делопроизводства, приказом по филиалу, директор назначает секретаря филиала, а в филиалах, где есть менеджеры по персоналу ответственными за кадровое делопроизводство филиала, являются менеджеры по персоналу.

5.6.2 Ответственность за консультирование секретарей филиалов по вопросам ведения кадрового делопроизводства, доведение до филиалов новой информации по кадровому делопроизводству в соответствии с изменениями в законодательстве РФ возлагается на специалистов Департамента персонала ГП.

5.6.3 В случаях, когда ответственный за кадровое делопроизводство филиала сталкивается с проблемой, которая не описана во внутреннем регламентирующем документе, ему необходимо связаться со специалистом Департамента персонала ГП и получить конс

[1] Перевод работника из ПО 1С: ЗиК в связи с техническими возможностями может быть осуществлен только при условии его удаления (проставления отметки об увольнении) в ПО 1С: ЗиК. Для этого ответственный за кадровое делопроизводство оформляет приказ об увольнении, подписывает его у Директора филиала и передает в бухгалтерию для расчета с работником. Приказ хранится в бухгалтерии филиала.

[2] При обращении работника с просьбой о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в связи со смертью близких родственников, работнику предоставляются три оплачиваемых дня отпуска на основании И. HR-108.06 от 28.03.2006 г. В табеле учета рабочего времени, в т. ч. в электронном табеле 1С: ЗиК, проставляются дни явок.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

[3] Начать использовать с 01.10.2006г.

[4] Более подробно см. «Порядок организация служебных командировок в ЗАО Фирме ООО {amp}amp;quot;ХХХ{amp}amp;quot; Пр. HR –777 от 24. 11.2005 г. и дополнения к нему.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

журнал прихода и ухода сотрудников образец

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector